船上在庫やインボイス未到着在庫を業務システムで管理 【未着品勘定と仮買掛勘定を使う】

船上在庫やインボイス未到着在庫を業務システムで管理

輸入では貨物よりもインボイスが先に到着する

海外からの輸入の場合、通常ならインボイスが先に到着し、事後に荷物が到着しますが、生産管理システムでは未入荷のインボイス登録はできません。

よって未入荷のインボイスを会計システムの債務A/Pから計上し、このとき生成される自動仕訳で輸送中の荷物の場合は未着品(Good-In-Transit)勘定に計上されるようにします。

インボイス到着時に会計のA/Pから自動仕訳

  • Dr. Good-InTransit    Cr. A/P trade

翌月以降に荷物が到着するタイミングで、生産管理システム上から入荷処理とインボイス登録を行い、入荷実績が会計システムにインターフェイスされます。

インターフェイスシステムが生産管理システムの入荷実績を元に、会計システムのA/Pインボイス登録履歴をチェックし、インボイスが登録済みであればGood-In-TransitをGoodsに振替える仕訳を生成し、会計システムの元帳(G/L)に登録します。

荷物到着時に入荷・インボイス登録処理よりG/Lに自動生成

  • Dr. Goods    Cr. Good-InTransit

最終的な決済処理は通常どおり会計システムのA/P消込機能で行ないます。

国内取引でインボイスが遅れて到着するケース

仕入先からの荷物到着後にインボイスが月内に到着すれば、普通に入荷処理とインボイス登録処理を行います。

インターフェイスシステムにて、生産管理システムの入荷実績を元に会計システムのA/Pインボイス登録履歴をチェックし、インボイスが登録済みであれば、会計システムのA/Pに登録します。

  • Dr. Goods    Cr. A/P trade

ところがインボイスが月をまたいで到着する場合はややこしくなります。

入荷した材料は即入庫し即投入したいので当然入荷処理を行いますが、システム上インボイス登録は月締め処理のために入荷と同月に行う必要があります。

また原価計算上も入荷即投入した材料は当月の製造原価に反映させたいので、月末にインボイスが届いていないにもかかわらずテンポラリーのインボイスを登録し、締め処理ならびに原価への反映を行う必要があります。

荷物到着時に入荷・テンポラリーインボイス処理より元帳(G/L)に自動生成

  • Dr. Purchase expense    Cr. A/P-In-Transit (A/P Accrued)

インボイスの到着をもって経過勘定A/P AccruedはA/Pに振替られます。

インボイス到着時に会計のA/Pから自動仕訳

  • Dr. A/P-In-Transit (A/P Accrued)    Cr. A/P trade

経過勘定(時間の経過とともに費用となったり収益となったりするもの)の代表として未払費用がありますが、A/P-In-Transit (A/P Accrued)は費用ではないので未実現債務、前計上債権、仮買掛など適切な訳を付けるのが難しいです。