Sistem Akuntansi

Kelola inventaris in-transit dan non-faktur dengan sistem bisnis

2014/12/03

船上在庫やインボイス未到着在庫を業務システムで管理

Untuk impor, faktur tiba sebelum kargo.

Dalam hal mengimpor dari luar negeri, biasanya faktur tiba lebih dulu, dan kemudian paket tiba sesudahnya, tetapi sistem kontrol produksi tidak dapat mendaftarkan faktur untuk barang yang tidak terkirim.

Oleh karena itu, faktur yang dibongkar dicatat dalam utang A / P dari sistem akuntansi, dan dalam kasus paket dalam perjalanan, mereka dicatat dalam akun Good-In-Transit dalam jurnal otomatis yang dihasilkan pada saat ini.

Penjurnalan otomatis dari A / P akuntansi pada saat kedatangan faktur

  • Dr. Good-InTransit    Cr. A/P trade

Ketika pengiriman tiba di bulan berikutnya atau lebih lambat, sistem kontrol produksi akan memproses pengiriman yang masuk dan mendaftarkan faktur, dan hasil pengiriman yang masuk akan dihubungkan ke sistem akuntansi.

Sistem antarmuka memeriksa riwayat registrasi faktur A / P dari sistem akuntansi berdasarkan penerimaan sistem kontrol produksi, dan jika faktur telah terdaftar, ia menghasilkan jurnal untuk mentransfer Good-In-Transit ke Barang dan mendaftarkannya di buku besar (G / L) dari sistem akuntansi.

Pembuatan G / L otomatis dari proses pendaftaran faktur pada saat kedatangan paket

  • Dr. Goods    Cr. Good-InTransit

Proses penyelesaian akhir dilakukan seperti biasa dengan fungsi pembatalan A / P dari sistem akuntansi.

Keterlambatan kedatangan faktur dalam transaksi domestik

Jika faktur tiba dalam waktu sebulan setelah pengiriman tiba dari pemasok, kami biasanya akan memproses pengiriman yang masuk dan memproses pendaftaran faktur.

Sistem antarmuka memeriksa riwayat registrasi faktur A / P dari sistem akuntansi berdasarkan pada penerimaan sistem kontrol produksi, dan jika faktur sudah terdaftar, terdaftar dalam A / P sistem akuntansi.

  • Dr. Goods    Cr. A/P trade

Namun, jika faktur tiba di bulan yang berbeda, itu menjadi lebih rumit.

Namun, pendaftaran faktur perlu dilakukan pada bulan yang sama dengan penerimaan barang karena sistem memerlukan pemrosesan bulanan.

Selain itu, untuk tujuan penetapan biaya, kami ingin merefleksikan bahan yang kami masukkan segera setelah mereka sampai pada biaya produksi bulan ini, jadi kami perlu mendaftarkan faktur sementara meskipun faktur belum tiba di akhir bulan, dan tutup mereka dan mencerminkan mereka dengan biaya.

Pembuatan otomatis buku besar (G / L) dari proses faktur masuk dan sementara pada saat kedatangan paket

  • Dr. Purchase expense    Cr. A/P-In-Transit (A/P Accrued)

Setelah kedatangan faktur, akun yang masih harus dibayar A / P yang masih harus dibayar akan ditransfer ke A / P.

Penjurnalan otomatis dari A / P akuntansi pada saat kedatangan faktur

  • Dr. A/P-In-Transit (A/P Accrued)    Cr. A/P trade

A / P-In-Transit (A / P yang Masih Harus Dibayar) bukan beban, jadi sulit untuk menerjemahkannya dengan benar, seperti kewajiban yang belum direalisasi, piutang di muka, atau hutang akun sementara.

Konstruksi sedang berlangsung dan sedang dalam proses

Konstruksi dalam penyelesaian adalah akun sementara untuk mengelola konstruksi, bahan, tenaga kerja, dan biaya yang telah dibayar di muka atau sementara untuk pembangunan atau pembuatan aset tetap berwujud sampai penyelesaian konstruksi atau penyerahan bangunan.

Dalam kasus kontrak pengiriman kapal FOB, ketika peralatan pabrik diimpor dari Jepang, itu menjadi aset perusahaan pada saat berangkat dari pelabuhan. Namun, karena biaya pengiriman, pajak seperti Bea Masuk dan PPH21 terdaftar di PIB (Pemberitahuan Impor Impor Barang), dan biaya CIF (Cost, Insurance and Freight) seperti biaya Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (Customs Clearance Permit) dikenakan. Padahal, mereka tidak termasuk dalam aset tetap pada tahap sebelum ditentukan jumlahnya, tetapi dicatat sementara dalam penyelesaian.

Akun dalam penyelesaian dibatasi pada "aset tetap yang akan digunakan oleh perusahaan" dan aset tetap dalam konstruksi sebagai "barang untuk dijual" diklasifikasikan sebagai "biaya kontrak yang belum selesai", tetapi menurut saya tidak banyak kasus dimana ini dipisahkan di indonesia.

Jika persediaan akan dijual di masa depan, maka akan dicatat dalam Work In Process.

    • Dr. construction in progress      Cr.current account
    • Dr. Tangible fixed assets    Cr. construction in progress

Pergerakan Persediaan dan Transfer Persediaan

Dalam banyak kasus, sistem paket ERP non-manufaktur memiliki pemrosesan transfer inventaris tetapi tidak ada pemrosesan transfer inventaris, yang merupakan batasan ketika menerapkan sistem non-manufaktur ke industri manufaktur.

Dalam kasus industri manufaktur, barang yang dibeli melalui berbagai proses dan berubah bentuk hingga dikirim sebagai produk, tetapi ketika sistem untuk industri non-manufaktur yang dihubungkan dengan modul akuntansi mencoba untuk memenuhi persyaratan bahwa bahan tersebut perubahan pekerjaan yang sedang berlangsung saat inventaris dipindahkan ke subkontraktor, batasan berikut akan muncul

  1. Anda tidak dapat mengelola biaya dengan menomori kode proyek pada pergerakan inventaris (karena Anda tidak mengeluarkan biaya).
  2. Anda tidak dapat mengubah kode item untuk tujuan manajemen inventaris saat Anda memindahkan inventaris (karena ini hanya perpindahan lokasi).

Persyaratan bahwa kode proyek diberikan ketika material (R / M) dipindahkan ke subkontraktor dan dikelola sebagai pekerjaan yang sedang dalam proses (WIP) untuk setiap proyek berarti bahwa jurnalisasi otomatis dibuat ketika inventaris dipindahkan dan dikelola untuk setiap proyek di buku besar (G / L).

Namun, karena sistem mengasumsikan bahwa tidak ada biaya dalam transfer inventaris, kami tidak dapat menetapkan kode proyek dan menambahkannya sebagai biaya ke akun pekerjaan yang sedang berjalan (akun aset yang tercermin dalam biaya penjualan COGS saat faktur dikabarkan).

Untuk menetapkan kode proyek saat memindahkan item ke subkontraktor, mengelola biaya per proyek di buku besar, dan mengubah kode item, perlu untuk menghasilkan satu set penerimaan dan hasil pembayaran melalui transfer inventaris. Namun, karena ini merupakan proses dua langkah pembayaran dan penerimaan, transfer akan dilakukan dalam dua jurnalisasi berikut.

  • Dr. Temporary    Cr. R/M
  • Dr. WIP       Cr. Temporary

Jika kode proyek telah ditentukan saat barang yang dibeli tiba, dimungkinkan untuk mencatat setiap proyek dalam akun material ketika tiba, dan dengan memiliki kode proyek di buku besar, dimungkinkan untuk mengelola biaya untuk setiap proyek.

Karena kami memiliki string kode proyek ketika materi tiba, itu menjadi pertanyaan kapan membuatnya menjadi item yang sedang dalam proses untuk tujuan manajemen inventaris.

Namun, pada kenyataannya, ada beberapa kasus di mana penggunaan internal kode proyek atau grup produk dapat ditentukan pada saat pembelian material, dan umumnya penggunaan ditentukan dalam proses penerimaan dan pembayaran, terlepas dari pengelolaan nomor produksi.

Waktu pengeluaran dan perolehan pendapatan

Ada empat kali ketika biaya (pendapatan) terjadi dalam sistem bisnis

  1. Pada saat penerbitan faktur (aset plus, penjualan plus)
  2. Pada saat konsumsi material (R / M Usage) (biaya penjualan plus, aset dikurangi)
  3. Pada saat penerimaan faktur (biaya penjualan ditambah hutang ditambah)
  4. Ketika biaya lain dicatat (beban plus, kewajiban plus)

Ini berarti Anda dapat melampirkan kode proyek pada saat mengubahnya menjadi pengeluaran (pendapatan).

Jika kode proyek tidak dapat ditetapkan (dibebankan) karena transfer inventaris, maka tidak akan ada kontrol biaya per proyek langsung untuk biaya material sampai waktu pengiriman.

Hanya biaya overhead pabrik (FOH) dan biaya tenaga kerja yang timbul selama proses pembuatan yang dapat dikelola oleh Subkomputer, dan tabel manajemen biaya total termasuk biaya bahan langsung dapat diselesaikan hanya pada saat pengiriman.

Untuk biaya material, dll., Yang dikeluarkan secara terpisah oleh subkontraktor, kode proyek dapat diberikan pada saat kedatangan faktur dari subkontraktor dan dapat dialihkan ke biaya penjualan.

  • Dr. Expense work 100    Cr. A/P 100
  • Dr. COGS 100    Cr. Expense work 100

pada saat pengiriman

  • Dr. Shipping Clearing 100    Cr. Inv. Item 100

Saat Faktur dikeluarkan

  • Dr. A/R 100    Cr. Sales 100
  • Dr. COGS 80    Cr. Shipping Clearing 80

Mengimbangi dengan akun relatif

Transportasi dan biaya lainnya juga diberi kode proyek dan diakumulasikan ke dalam pekerjaan yang sedang berlangsung, dan akumulasi pekerjaan dalam penyelesaian menjadi biaya penjualan saat penjualan dicatat.

  • Dr. Biaya transportasi 100    Cr. Petty Cash 100

Namun, biaya ini harus tercermin dalam biaya penjualan di masa depan sebagai pekerjaan dalam proses.

Dengan kata lain, penilaian pekerjaan yang sedang berjalan naik segera setelah timbul biaya.

  • Dr. WIP 100    Cr. Transportasi Payable 100

Sebagaimana disebutkan di atas, akun Contra merupakan kompensasi dari akun tertentu, dan Biaya transportasi (biaya-biaya) ditransfer ke akun sementara (akun P / L) yang sedang berjalan, tetapi saldo Biaya transportasi tetap dalam neraca saldo ( T / B) dan dapat diposting di P / L.

Anda tidak dapat membuat laporan P / L dari T / B tanpa akun Kontra bernama akun Sementara.

contra

Contoh umum dari akun kontra adalah Penyisihan Keraguan dan Akumulasi Penyusutan. Dengan secara tidak langsung mengurangi aset dalam akun aset negatif ini, kami dapat mengelola jumlah AR agar sesuai dengan jumlah faktur yang dihasilkan dan mempertahankan jumlah aset tetap yang diperoleh, sambil memahami jumlah bersih setelah dikurangi B / S.

  • Dr. Provision for allowance for doubtful accounts (plus expenses)    Cr. Allowance for doubtful accounts (negative assets)
  • Dr. Depreciation and amortization of equipment (plus expenses)      Cr. Accumulated depreciation of equipment (negative assets)

Bagaimana biaya dialokasikan untuk proyek

Biaya material langsung secara otomatis dikelola dalam buku besar dengan kode proyek sebagai kunci untuk setiap pengiriman, sementara biaya overhead tenaga kerja dan produksi dialokasikan ke proyek pada saat jumlahnya diketahui (misalnya pada akhir bulan).

Biaya tenaga kerja dicatat sebagai biaya proyek berdasarkan "biaya unit per jam x jam kerja" yang ditetapkan dalam master karyawan. Namun, hanya satu kali harga satuan yang dapat ditetapkan sebagai harga satuan standar, sehingga kenaikan harga satuan untuk kehadiran pada hari libur dan lembur dapat disesuaikan secara manual dan tercermin pada saat biaya diposting.

  • Dr. Salaries 200,000    Cr. Bank 200,000
  • Dr. WIP 200,000    Cr. Payrol payable (contra a/c) 200,000

Biaya tenaga kerja juga akan membutuhkan akun Contra untuk dialokasikan untuk pekerjaan yang sedang berjalan.

Jika Anda menghitung tenaga kerja dan pengeluaran dengan biaya standar untuk menentukan harga produk selama bulan tersebut, Anda perlu membuat jurnal untuk menyesuaikan selisih dari biaya sebenarnya di akhir bulan.

Dampak pada arus kas proyek konstruksi

Di pabrik-pabrik di Indonesia, biasanya pelanggan menerima laporan penyelesaian pemeriksaan setelah produk dikirim, dan dibutuhkan waktu sekitar seminggu untuk mengeluarkan faktur. Namun, dalam kasus proyek konstruksi jangka panjang, interval antara pengiriman (penyediaan layanan) dan penerbitan faktur dapat memakan waktu beberapa bulan, bahkan jika dimungkinkan untuk menagih dengan angsuran secara bertahap.

Dalam hal ini, pesanan telah terdaftar, tetapi tidak ada penjualan, sehingga backlog pesanan menumpuk. Anda mungkin terpaksa melihat P / L Anda dengan warna merah, berpikir bahwa profit Anda atas P / L tidak akan naik karena bukan penjualan (profit), dan Anda akan dapat menerbitkan invoice sebulan dari sekarang.

Namun, karena ingin menghindari pinjaman untuk membayar biaya tetap, pemilik bisnis meminta staf penjualannya untuk menerbitkan faktur sesegera mungkin. Kemudian, salesman berhasil mendapatkan persetujuan pelanggan untuk pembagian tagihan dan beristirahat.

Alasan tabel usia utang (Laporan Penuaan) penting bagi manajemen adalah karena memungkinkan mereka untuk menjadwalkan arus kas masa depan. Namun, jika order backlog penuh, pergerakan arus kas tidak dapat diketahui secara akurat, sehingga diperlukan sistem untuk memasukkan jadwal penerbitan invoice pada tahap registrasi order.