インボイスと出荷伝票の関係【輸出ではパッキングリストと船荷証券も必要】

インボイスと出荷伝票の関係

パッキングリストと納品書とインボイスの関係

日本は2021年から軽減税率導入に伴う税務処理の明確化のために、現状の帳簿方式からインボイス方式に切り替えるようです。

インボイス方式のメリットはインボイスに商品ごとの適用税率や税額の明示が義務化され、事業者が保管するインボイスのコピーが納税対象取引の証拠として明確になるので、税金の徴収漏れが少なくなります。

インドネシア国内取引において出荷伝票(Delivery Order=D/O)はモノの納品書であり、お客が現物との照合のために使用しますが金額は表記されません。

一方でインボイスはカネの請求書であり、本来であればD/Oとセットで出荷時に配達されるべきものですが、インドネシアでは納品が先で請求が後になるケースがほとんどであるため、D/Oはコピーを渡し、インボイス発送時にはD/Oの原本を添付します。

よくありがちな失敗ですが、客先にインボイスを持っていくときD/Oの原本はまだ経理が保管したままでコピーを持参してしまった場合、先方からインボイスの受け取り拒否を食らいます。

また日本から材料を輸入、またはインドネシアから輸出する場合、乙仲業者(Forwarder)に提出されるコンテナの内容明細としてパッキングリストが必要になり、D/Oはインボイスと合わせてFedexとかDHLとかで別送され、船荷より先に到着します。

船荷証券(B/L)とサレンダードB/Lと貨物到着案内書(Arrival Notice)の関係

バリ島で家具の輸出やっていたとき、カーゴ会社が梱包・パッキングリストの作成・船会社への船荷証券(Bill of Landing=B/L)の発行申請代行までAll in Oneでやってくれましたので非常に楽でした。

2005年頃は、日本の主要港向けならK-LINEの20フィートコンテナと代行手続き込み込みで、$1300くらいが最安値だったと思います。

B/Lはインドネシア側で船会社が貨物の引き受けを証明するもので、日本側での受け取りに必須なんですが、バリ島からの家具のシッピングで問題になるのはこのB/Lにまつわる事案です。

カーゴ会社から僕への請求はスタッフィング(コンテナ積み込み)前に決済されるので、カネ貰った後のフォローはおろそかになるのが人間の性。

船会社へのB/L発行フォローが遅れると、お客さんから「日本の船会社からArrival Notice来たのにインドネシア側からB/Lまだ送られてきてませんけど・・・」とこっちにメールが来て冷や汗を書きます。

通常であれば船会社がインドネシア側で発行したB/Lは、カーゴ会社からお客さんに直接発送されるのですが、B/Lの到着前に船が到着してしまうのが普通です。

その結果、船の荷揚港到着後もコンテナの引き取りができず、お客さん側に倉庫保管料の負担をかけてしまったことは1度や2度ではありません。

そういうときはカーゴ会社に対して「船会社がB/L発行したらすぐにサレンダードにして」と頼みます。通常のB/Lの手続きの場合は、

  1. スラバヤの船会社がB/L発行:スタート
  2. スラバヤの船会社からバリ島のカーゴ会社にB/L原本を発送:n+2日
  3. バリ島のカーゴ会社から日本のお客にB/L原本を発送:n+5日

というように5営業日ほどかかりますが、サレンダードにするとインドネシア側でB/Lを船会社に裏書(Balik nama)することで「荷物は間違いなくお客さんのものですよ」と証明されたことになります。

  1. スラバヤの船会社がB/L発行:スタート
  2. サレンダード処理:n日
  3. スラバヤの船会社がFAXでバリ島のカーゴ会社にサレンダードB/Lを送信:n日
  4. バリ島のカーゴ会社から日本のお客にFAXでサレンダードB/Lを送信:n日

貨物の引取りにB/Lの到着が間に合わない場合でも、B/Lの原本なしで発行即日荷物の引き取りが可能になります。

この処理をサレンダードB/L(Surrendered B/L)とかテレックスリリース(Telex Release)とか呼んでいました。

ドキュメント紐付きが切れる要因

さて、国内取引のシステム業務フローに戻りますが、ドキュメント(伝票)がすべて1対1に対応する場合、以下のように無駄のないフローになります。

  1. 受注登録で受注番号が採番される。
  2. 発注登録時に受注番号を選択することで受注情報を呼び出す。
  3. 入荷登録時に発注番号を選択することで発注情報を呼び出す。
  4. 出荷登録時に入荷番号を選択することで入荷情報を呼び出す。
  5. インボイス時に出荷番号を選択することで出荷情報を呼び出す。
  6. 決済登録時インボイス番号を選択することでインボイス情報を呼び出す。

もし受注管理または出荷管理で売上登録がされるシステムであれば、会計でのインボイス登録がスキップされ、この場合A/R発生のタイミングは売上登録時になります。

また製造元から直送出荷されるとドロップシッピングになり、入荷と出荷がスキップされます。

通常は受注と発注は紐付きませんが、非製造業(商社など)の場合、取引の基本が発注が受注に基づいて行なわれるケースがあります。

それでも業務フローの中ではドキュメントの紐付きに影響する要素は確実に存在します。

  1. 発注
    -受注前の見込み発注
    -在庫分は発注せず引当
    -複数の受注分をまとめて発注
  2. 入荷
  3. 出荷
    -分納
    -打切
    -返品
    -複数受注(発注)分をまとめて出荷(入荷)
    -受注前に在庫からサンプル出荷(入荷)
  4. インボイス(A/R)
    -複数出荷分をまとめてインボイス(月まとめ)

これらをカバーする機能を業務システムに実装することは可能ですが、システムが複雑になるというトレードオフの関係があります。