Excel作業をシステム化することは正義なのか? 【システム化の本質は情報の属人化からの脱却】

EXCEL作業をシステム化することは正義なのか

PDFをExcelに変換

インドネシアの自動車業界で、部品メーカーに送られるオーダはPDF形式(Portable Document Format)が多いのですが、その理由は発注先でファイルを改ざんされたくないというシンプルな理由です。

それは理解できるのですが、受注オーダは必ずデータとして管理されるわけで、PDFでファイルが送られればExcelを変換するという作業が発生することは自明なわけですから、せめて管理用にExcel版も送ってくれればいいのに、と思うわけです。

PDFのExcel変換は、本家本元のAdobe Acrobat DC(Document Cloud)以外にも、フリーウェアやSmallPDFなどのWebサービスでも変換可能です。

しかしExcelからPDF形式に保存されたファイルとか、複合機でスキャンしたイメージ形式のPDFファイルとかの場合は、文字化けはするは「8⇒B」とか「0⇒o」とか読み間違えるはで使い物になりません。

Excel管理とシステム管理の違い

システムの技術営業に行くと、断られるときによく言われ言葉がこれです。

  • 今はExcelで十分管理できているから

現在のところExcel以上に企業活動に浸透しているソフトウェアはないわけで、表計算ソフトのセルにデータ入力してバイナリーファイルで保存するという「何でもできる」ソフトなので、どんな規模の会社でもやろうと思えばExcelで管理は可能です。

ただ問題の本質はそこではないのです。

  • Excelで管理するとファイルが担当者ごとにバラバラに保存され、フォーマットも情報の精度も担当者の裁量により属人化すること

これが問題なのであって、この結果会社全体の情報をトータルに活用できないし、会社全体としての作業効率が落ちる可能性があります。

例えば経営側からレポートを作成するよう指示を受けたとき、あちこちにあるフォーマットがバラバラの属人化したExcelファイルを元に作成するのは、非効率であるばかりでなく作成者の能力に応じて正確性にもバラつきがでます。

さらにそれらを元に作成したレポートの精度も、可及的に低くなる可能性が高く、精度の低いレポートを元に経営判断を下すと、おおげさかもしれませんが会社自体が道を踏み外す可能性があります。

運用はExcelで行いシステムで一元管理だけすれば十分では?

一方で業務システムを導入する際、SI(システムインテグレーター)業者側のスタンスは一貫しています。

  • システムへの入力こそが正義、Excelへの入力は早々に止めるべし

ただこれは本当に正しいのでしょうか?

システム化の目的が「情報の属人化からの脱却」であれば、入力する方法はシステムに直接入力しようがExcelからインポートしようがどっちでもいいわけで、見方を変えれば長年Excel作業に慣れ親しんだスタッフの能力を生かしたまま、結果だけシステムに格納したほうが更にシステム導入効果が高まる、とも言えないこともないわけです。

  • 慣れたらシステムからのほうが早く出力できるから

僕自身もお客さんに対して、発注書やインボイスなどの伝票は一刻も早くシステムから出力してもらうように促しますが、この作業は担当者の適性と能力に依存する問題でもあり、具体的にストップウォッチで計ったわけでもなく、根拠のない言い分である可能性すらあるわけです。

  1. 受注オーダや発注情報は基本Excelに入力し伝票もExcelから発行する。
  2. Excelのリンクとマクロを駆使して所定のインポートフォーマットに加工する。
  3. 定期的にシステムへインポートして一元管理する。
  4. システムへの直接入力はデータ修正に限定しシステムのデータを正とし、必要に応じてExcelにエクスポートする。

「Excel作業(マニュアル作業)をシステム化することは正義なのか?」という問題意識は、業務のシステム化に携るすべての人が持ち続ける必要があると思います。