Seiring dengan semakin canggihnya fungsi yang ditawarkan oleh Kintone atau AppSheet, era di mana sistem bisnis dapat dibuat secara internal di Indonesia pun mulai tiba. Saya berpendapat bahwa reformasi bisnis yang esensial melalui IT lebih menguntungkan dilakukan secara internal dibandingkan dengan outsourcing. Production Control System di Indonesia Bukan hanya terbatas pada Indonesia, tetapi sering dikatakan bahwa dua misi utama industri manufaktur adalah "peningkatan produktivitas untuk pengurangan biaya" dan "pengiriman tepat waktu tanpa keterlambatan". Pihak manajemen menyusun rencana bisnis untuk memaksimalkan perkembangan bisnis berdasarkan penyesuaian permintaan dan penawaran pasar. Namun, meskipun penjualan meningkat karena harga murah, laba kotor menjadi kecil, dan biaya administrasi penjualan serta biaya di luar operasional menyebabkan kerugian. Di sisi lain, harga jual tidak bisa dinaikkan dengan mudah karena harus mempertimbangkan harga pasar. Oleh karena itu, manajemen proses berdasarkan rencana produksi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya dari pembelian bahan hingga menjadi produk ... 続きを見る
Cara Kerja Bisnis Terus Berubah
Di perusahaan-perusahaan di Indonesia, pengelolaan data dan dokumen dalam pekerjaan internal sering kali dilakukan secara manual menggunakan Excel. Keunggulan Excel terletak pada fleksibilitasnya untuk mengubah format yang sudah tertanam rumus perhitungan, sehingga dapat sedikit demi sedikit diperbaiki dan ditingkatkan sesuai kebutuhan, memungkinkan pekerjaan dilakukan dengan format optimal yang sesuai untuk saat ini.
Dengan kata lain, ini seperti melakukan perbaikan bisnis secara bertahap pada level individu setiap harinya.
Pekerjaan terdiri dari kumpulan individu yang saling terkait, dan seiring bertambahnya pelanggan atau pemasok, cara kerja bisnis pun berubah sedikit demi sedikit. Excel pun disesuaikan dan diperbarui untuk mengikuti perubahan ini. Namun, ketika rumus menjadi terlalu banyak sehingga membuka file memakan waktu, atau data yang dibutuhkan tersebar di PC masing-masing individu sehingga menyatukannya memakan waktu, pada titik tertentu orang mulai merasakan batasan Excel.
Di sinilah muncul pembahasan untuk memperkenalkan sistem guna memvisualisasikan pekerjaan internal, berbagi informasi yang terkumpul, dan menyusun sistem untuk memanfaatkan informasi tersebut.
Dengan mensistemkan hubungan proses bisnis yang telah matang pada level individu selama bertahun-tahun, mungkin ada aspek yang menjadi lebih nyaman atau mudah dibandingkan era penggunaan Excel. Namun, karena cara kerja bisnis terus berubah seiring perubahan lingkungan, beberapa tahun kemudian akan diperlukan perbaikan sistem lagi, yang berarti perbaikan bisnis kembali dibutuhkan.
Masalah Outsourcing dan Internalisasi Sistem IT di Indonesia
Kecuali perusahaan besar yang memiliki departemen sistem informasi yang kuat, di Indonesia—berbeda dengan Jepang—departemen sistem informasi sering kali kekurangan tenaga. Oleh karena itu, sistematisasi IT untuk pekerjaan ini biasanya dialihdayakan kepada perusahaan jasa IT seperti kami, yang merupakan praktik outsourcing umum.
Namun, di perusahaan kecil sekalipun, jika ada teknisi Indonesia dengan keterampilan IT tinggi yang bersifat seperti pengrajin di dalam perusahaan, ada kasus di mana mereka mengembangkan sistem secara internal dan mengintegrasikannya ke dalam pekerjaan perusahaan. Tetapi, ekspatriat Jepang di perusahaan tersebut selalu mengatakan, “Sistem ini dibuat oleh satu orang Indonesia yang ahli IT, jadi kami tidak tahu isinya, dan kami khawatir jika dia berhenti.”
- Kelemahan outsourcing adalah sulitnya menyesuaikan dengan perubahan alur kerja akibat perubahan lingkungan.
- Ketika ingin beralih ke internalisasi, tidak ada tenaga dengan keterampilan IT di dalam perusahaan.
- Sistem yang dikembangkan oleh teknisi IT “pengrajin” cenderung bergantung pada individu tertentu.
Masalah outsourcing dan internalisasi sistem IT di perusahaan lokal Indonesia dapat diringkas dalam tiga poin di atas. Saran untuk Perusahaan Jepang di Indonesia yang Mengalami Kesulitan dengan Sistem Pengelolaan Produksi Semua pekerjaan internal perusahaan pada dasarnya terkait dengan sumber masuknya uang perusahaan, yaitu penjualan, dan sumber keluarnya uang, yaitu pembelian. Akibat adanya tiga masalah—status saat ini tidak terlihat, angka tidak sesuai, dan proses sebelum dan sesudah tidak terhubung—tidak hanya efisiensi kerja menurun, tetapi juga kesadaran karyawan terhadap biaya penjualan ikut menurun. 続きを見る
Akibatnya, tiga masalah yaitu ketidakjelasan status saat ini, angka yang tidak sesuai, dan ketidaksambungan proses sebelum dan sesudah tidak hanya menurunkan efisiensi kerja, tetapi juga mengurangi kesadaran karyawan terhadap biaya penjualan.
Secara pribadi, saya berpendapat bahwa idealnya perbaikan bisnis melalui sistem IT di Indonesia adalah “sesuatu yang dapat disesuaikan secara fleksibel dengan perubahan lingkungan seperti Excel, tidak memerlukan keterampilan IT tingkat tinggi, dan dapat dibangun dengan kekuatan staf operasional internal”. Karena alat IT yang ideal seperti ini tidak ada sebelumnya, outsourcing menjadi pilihan yang tak terhindarkan. Namun, seiring kemajuan teknologi, kini kita mulai bisa memberikan solusi yang realistis.
Sistem Pengumpulan Data Real-Time dari Smartphone Menggunakan Google AppSheet
Selain mendukung outsourcing sistem bisnis untuk perusahaan di Indonesia, kami juga membantu internalisasi menggunakan Google Spreadsheet dan AppSheet. Salah satu contohnya adalah dukungan pengenalan sistem manajemen perencanaan dan aktual menggunakan jadwal kerja yang dihasilkan oleh penjadwal produksi Asprova, dengan input data real-time dari smartphone melalui AppSheet.
Konfigurasi Operasional Penjadwal Produksi
Pemandangan umum di pabrik-pabrik di Indonesia adalah produksi dilakukan secara “seadanya” untuk memenuhi jadwal pengiriman pelanggan karena stok produk tidak mencukupi saat pengiriman.
Jumlah pesanan bulanan yang dikonfirmasi dari pelanggan dibagi menjadi jadwal pengiriman harian untuk pengiriman, tetapi manajemen sisa pesanan yang seharusnya dikelola oleh departemen penjualan sering kali dilakukan oleh departemen produksi atau gudang di lapangan. Akibatnya, pesanan, pengadaan, produksi, dan pengiriman menjadi terpisah.
Penjadwal produksi bertujuan untuk menyatukan alur manusia, barang, dan sumber daya dalam proses ini, mendukung pengurangan stok dan peningkatan efisiensi penggunaan sumber daya. Cara operasionalnya bisa diintegrasikan dengan data master dan aktual dari sistem ERP yang ada, atau memisahkan informasi minimal yang diperlukan sebagai sistem terpisah, membangun sistem berpusat pada penjadwal produksi.
Apa yang Dimaksud dengan DX di Tengah Pandemi?
Tujuan sistematisasi pekerjaan meliputi penghematan tenaga, efisiensi, dan pencegahan kesalahan. Namun, tujuan DX yang sedang tren saat ini bukan sekadar penggantian sistem lama, melainkan reformasi bisnis berbasis IT yang memungkinkan hal-hal nyaman dilakukan dengan penggunaan IT.
Selama pandemi tahun lalu, Menteri Digital Taiwan, Audrey Tang, mengembangkan aplikasi “Peta Masker” yang memungkinkan pengecekan stok masker secara real-time. Ini tidak dilakukan dengan teknologi mutakhir, tetapi dengan membangun komunitas dan sistem operasional yang cepat dan fleksibel menggunakan OSS (open-source software) di tengah krisis yang belum pernah terjadi sebelumnya, yang mendapat pujian.
Di perusahaan umum pun sama, reformasi bisnis membutuhkan reformasi operasional di lapangan. Sebagai contoh di Indonesia, kami mengusulkan pembuatan mekanisme yang memungkinkan pekerjaan mengalir dengan mudah kapan saja dan di mana saja dengan memanfaatkan smartphone, yang selalu ada di dekat semua orang, dalam pekerjaan.
Konfigurasi Sistem
Kali ini, alih-alih membangun sistem di dalam perusahaan, kami mewujudkan “DX yang bisa dimulai hari ini” dengan memanfaatkan layanan cloud gratis Google, yaitu Google Spreadsheet dan AppSheet.
Pertukaran data antara penjadwal produksi di darat dan Google di cloud dilakukan menggunakan driver ODBC dari CData.
Pertama, instruksi kerja dibuat di Asprova, lalu diunggah ke Google Sheets melalui driver ODBC CData. Kemudian, input data aktual dilakukan dari layar smartphone yang dibuat dengan AppSheet (memanggil instruksi kerja dengan QR code), dan data aktual diunduh dari Google Sheets ke Asprova melalui driver ODBC CData.
Menghubungkan Asprova ke Google Sheets melalui ODBC
Setelah menginstal driver ODBC dari CData, “CData ODBC Driver for Google Sheets” akan muncul di layar pengaturan ODBC Windows. Dengan mengatur item seperti Folder Id dan Spreadsheet, kolom-kolom di Google Sheets akan dapat ditampilkan.
Driver ODBC dari CData dapat diatur dengan mudah seperti pengaturan ODBC biasa, dan periode gratis selama satu bulan cukup untuk memverifikasi kegunaannya.
Mengaktifkan AppSheet dari Google Sheets dan Membuat Layar Smartphone
Instruksi kerja yang dihasilkan oleh Asprova diunggah ke Google Sheets, dan data aktual akan dimasukkan ke dalamnya. Meskipun bisa langsung ditulis ke Google Sheets, kali ini kami ingin membuat aplikasi untuk input data aktual dari smartphone menggunakan AppSheet.
AppSheet adalah alat pengembangan aplikasi no-code dari Google yang memungkinkan siapa saja membangun sistem tanpa pemrograman, dan memudahkan pembuatan antarmuka untuk menulis ke sel Google Sheets dari smartphone.
Kali ini, dengan mengklik instruksi kerja yang ditampilkan di kalender pada smartphone, instruksi kerja tertentu dapat dipanggil untuk memasukkan data aktual.
Untuk koneksi ke Google Spreadsheet, kami menggunakan CData Google Sheets ODBC Driver dari CData Software, yang memungkinkan pertukaran data dengan alat ETL (Extract, Transform, Load) atau BI melalui ODBC standar.