Menggerakkan PDCA Manufaktur dengan Asprova, kintone, dan MotionBoard | Seminar Optimalisasi Keseluruhan

Menyusun rencana produksi dengan penjadwal produksi, mencatat hasil produksi dengan tablet, dan memvisualisasikan rencana dan hasil dengan alat BI adalah bagian dari PDCA, di mana kita akan mengatur pemikiran pada sisi Plan (rencana). Bagian saya terutama terkait dengan industri manufaktur, tetapi Cybozu kintone dan WingArc Motion Board dapat diterapkan pada berbagai bidang pekerjaan. Jika Anda memerlukan materi, silakan centang opsi "Meminta Materi" dalam kuesioner, dan kami akan mengirimkannya melalui email nanti.

Perkenalan Perusahaan

	Perkenankan kami memperkenalkan perusahaan kami secara singkat. Kami adalah Bahtera High System, berlokasi di Summarecon, Bekasi Barat. Didirikan tahun lalu, namun saya sendiri telah berkecimpung dalam pekerjaan sistem selama sekitar 20 tahun.
	Kami terutama menangani sistem industri manufaktur secara umum, termasuk manajemen produksi, manajemen persediaan, penjualan dan pembelian, perencanaan produksi, perhitungan biaya, dan akuntansi. Sistem ini memanfaatkan teknologi terbaru seperti MRP, BOM, MES, IoT, dan bertujuan untuk mewujudkan proses manufaktur yang efisien.

Tantangan yang Dihadapi Industri Manufaktur Jepang di Indonesia

Langsung ke pokok bahasan, mari kita lihat lingkungan ketat yang dihadapi industri manufaktur Jepang di Indonesia, di mana "optimalisasi keseluruhan melalui visualisasi" diperlukan.

	Pendeknya umur produk adalah fenomena yang terjadi seiring dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia, yang meningkatkan pendapatan konsumen, meningkatkan keinginan belanja, dan membuat selera menjadi lebih beragam dan cepat bosan. Baru-baru ini, gaji di Indonesia meningkat, dan ketika saya melihat keluarga Indonesia memesan banyak makanan lezat di restoran mal, saya merasa bahwa semua orang memiliki uang. Dari sudut pandang makroekonomi, ekonomi Indonesia sering disebut "pertumbuhan lambat", karena teknologi pengolahan domestik yang rendah membuatnya sulit untuk menambahkan nilai tambah dan mengekspor, sehingga defisit perdagangan terus berlanjut. Namun, peningkatan populasi konsumen yang melebihi pengeluaran aset domestik menjadi pendorong pertumbuhan yang lambat.
	Pendeknya umur produk menuntut produksi beragam dalam jumlah kecil bagi industri manufaktur yang menyuplai produk. Sekitar 10 tahun lalu, banyak pabrik yang menganggap penting untuk mengirimkan produk dalam jumlah besar tepat waktu kepada pelanggan besar. Namun, belakangan ini, proporsi pelanggan besar dalam penjualan menurun, dan sulit untuk mempertahankan kinerja tanpa mengumpulkan pesanan dalam jumlah kecil. Hal ini dipengaruhi oleh kecenderungan setiap perusahaan untuk meningkatkan tingkat pengadaan lokal dan persaingan yang ketat dengan perusahaan saingan dari negara lain seperti China dan Indonesia.
	Ketika menanggapi produksi beragam dalam jumlah kecil, diperlukan untuk meningkatkan tingkat pemanfaatan peralatan produksi terbatas dengan membagi lini proses dan menambah lini bersama. Namun, semakin kecil produksi, semakin banyak penggantian cetakan dan pembersihan yang diperlukan, dan waktu tunggu antar proses cenderung meningkat tergantung pada item, jumlah, dan kepadatan lini. Akibatnya, waktu tunggu produksi bervariasi, tingkat kepatuhan waktu pengiriman memburuk, hubungan antar proses menjadi tidak terlihat, urutan kerja menjadi tidak jelas, dan rencana pembelian yang berlebihan cenderung dibuat untuk mencegah penghentian lini karena kekurangan bahan dan material.
	Ketika jumlah pelanggan meningkat, berbagai permintaan muncul, termasuk pelanggan yang menuntut perubahan pesanan yang tidak masuk akal dan pemasok yang tidak memenuhi tenggat waktu. Dalam rantai pasokan, sisi pasokan bahan baku disebut hulu, dan sisi yang lebih dekat dengan konsumen akhir disebut hilir. Fluktuasi permintaan di hilir memiliki efek riak ke hulu dalam rantai pasokan, dan fluktuasi pasokan di hulu memiliki efek riak ke hilir. Fenomena ini, di mana efek riak semakin besar semakin jauh alirannya, disebut efek bullwhip.
	Setelah pemerintahan Jokowi dimulai pada tahun 2014, biaya tenaga kerja terus meningkat karena pertimbangan berlebihan terhadap serikat pekerja, tetapi baru-baru ini tingkat inflasi stabil di bawah 5%, sehingga demonstrasi untuk menaikkan UMP (Upah Minimum Provinsi) tampaknya berkurang. Namun, upah minimum di Kabupaten Bekasi tetap menjadi yang tertinggi di Indonesia, hampir dua kali lipat dari Jawa Tengah.
	Dikatakan bahwa lebih dari 7 juta orang dipekerjakan oleh perusahaan terkait Jepang di Indonesia, dan dalam hal jumlah investasi per negara, Jepang berada di posisi kedua setelah Singapura. Di bawah pemerintahan Suharto, kontribusi manufaktur terhadap PDB lebih dari 20%, tetapi sekarang telah turun menjadi 16%. Pemerintahan Jokowi kedua yang dimulai tahun ini bertujuan untuk meningkatkan angka ini menjadi 25% dan mendorong investasi dalam industri hilir yang menambahkan nilai tambah pada bahan baku.

Berpindah dari Optimalisasi Parsial ke Optimalisasi Keseluruhan untuk Meningkatkan Produktivitas

Untuk mengatasi situasi sulit yang dihadapi industri manufaktur Jepang, diperlukan pergeseran dari optimalisasi parsial ke optimalisasi keseluruhan. Optimalisasi keseluruhan adalah memaksimalkan efisiensi produksi, mengurangi biaya per unit waktu, dan meminimalkan biaya persediaan untuk memaksimalkan keuntungan. Faktor-faktor yang tidak dapat dikelola oleh sistem, seperti fluktuasi harga pasar dan negosiasi harga, dikecualikan.

	Di pabrik di Indonesia, proses awal biasanya adalah pembentukan atau pengepresan, dan proses akhir adalah perakitan atau pengelasan. Karena perbedaan taktik, bentuk umum adalah mengonsumsi persediaan antara yang diproduksi dalam proses awal di proses akhir. Kapasitas produksi keseluruhan pabrik bergantung pada kapasitas proses bottleneck, sehingga penting untuk menyelaraskan taktik proses awal dan akhir untuk mencegah penumpukan persediaan dan mengurangi biaya persediaan.
	Sistem manajemen produksi umum mengasumsikan optimalisasi departemen dan merupakan kumpulan optimalisasi parsial. Optimalisasi keseluruhan memerlukan fungsi untuk membuat rencana yang terintegrasi antar departemen.
	Di dalam perusahaan, di bawah manajemen, terdapat departemen penjualan, produksi, dan pembelian, dan rencana dibuat berdasarkan permintaan dan pasokan masing-masing departemen. Yang penting untuk optimalisasi keseluruhan adalah bahwa rencana setiap departemen dibuat secara terintegrasi.
	Waktu tunggu antar departemen memperpanjang lead time, dan produk yang tertahan di gudang meningkatkan biaya persediaan. Jika pekerjaan mengalir sesuai dengan rencana yang disinkronkan antar departemen, waktu tertahan di dalam perusahaan akan berkurang, dan biaya persediaan akan turun.
	Rencana menunjukkan bagaimana kegiatan ekonomi dilakukan dengan menambahkan nilai pada produk dan informasi dari produsen bahan baku di hulu hingga konsumen akhir di hilir, dengan pabrik perusahaan sebagai pusatnya dalam rantai pasokan.

Biaya Persediaan dan Risiko Kehilangan Peluang

Untuk mewujudkan optimalisasi keseluruhan, penting bahwa rencana unit departemen dibuat secara konsisten. Ini memungkinkan pengurangan biaya persediaan dan risiko kehilangan peluang, serta mencapai persediaan yang tepat.

	Persediaan adalah asuransi untuk menutupi perbedaan antara lead time pesanan dan lead time produksi. Misalnya, untuk mengirimkan produk yang memerlukan 10 hari produksi dalam 5 hari, persediaan diperlukan. Selain itu, persediaan berfungsi sebagai buffer untuk memaksimalkan tingkat pemanfaatan proses bottleneck.
	Setiap departemen mempertimbangkan biaya persediaan dan risiko kehilangan peluang saat menjalankan tugasnya. Biaya persediaan dan risiko kehilangan peluang memiliki hubungan trade-off.
	Biaya nilai tambah dalam rantai pasokan dicatat sebagai biaya produk, tetapi bunga dari persediaan yang tertahan di dalam perusahaan terjadi di luar neraca. Nilai imajiner dari berapa banyak pendapatan yang akan dihasilkan jika persediaan ini ada sebagai uang tunai di dalam perusahaan adalah risiko kehilangan peluang.
	Biaya produk terdiri dari biaya produksi dan biaya penjualan dan administrasi, dan apa yang dikurangi dari penjualan dicatat sebagai laba operasi. Penyusutan persediaan dan biaya sewa gudang adalah biaya produk dan juga bunga dari persediaan.
	Untuk memperkirakan bunga dari persediaan, digunakan pendekatan berbasis arus kas dengan menambahkan periode penagihan piutang ke periode penahanan bahan baku, barang dalam proses, dan produk jadi, dan mengurangi periode penangguhan pembayaran utang bahan baku. Biaya persediaan ini adalah kewajiban di luar neraca.
	Tidak ada masalah jika persediaan nol, jika perkiraan permintaan 100% akurat dan ada waktu tunggu yang cukup, atau jika ada kemampuan pasokan yang dapat segera merespons permintaan. Persediaan ditentukan oleh akurasi perkiraan permintaan dan kemampuan pasokan. Sistem membuat rencana berdasarkan perkiraan permintaan yang akurat dengan mempertimbangkan kemampuan pasokan.

Sistem untuk Membuat Rencana yang Dioptimalkan Secara Keseluruhan

Selanjutnya, kami akan menjelaskan langkah-langkah untuk mewujudkan "optimalisasi keseluruhan melalui visualisasi".

	Kami akan menjelaskan sistem untuk memaksimalkan produktivitas, menurunkan biaya harga, dan mempersingkat lead time produksi untuk mengurangi biaya persediaan. Perencana pabrik menerima informasi pesanan dan pemberitahuan dari penjualan, merangkum dalam Excel, dan menyusun rencana produksi dengan mempertimbangkan pengiriman. Berdasarkan struktur bagian, mereka menghitung jumlah bagian dan bahan baku yang harus diproduksi dalam proses, dan menghitung kebutuhan bersih dengan mengurangi persediaan. Mereka membuat jadwal produksi dengan menggeser lot untuk setiap proses sebanyak hari lead time produksi, dan meratakan jumlah produksi pada hari yang kelebihan beban.
	Dalam sistem paket manajemen produksi umum, rencana kebutuhan material (MRP) dilakukan berdasarkan informasi pesanan, membuat pesanan produksi untuk setiap proses, dan menghitung jumlah pesanan bahan baku. Dalam hal ini, kapasitas peralatan untuk setiap proses tidak dipertimbangkan, sehingga bagian yang melebihi kapasitas perlu dialokasikan ke hari yang kosong. Ketika jumlah produk dan peralatan meningkat, pekerjaan manual menjadi sulit. Perencanaan sumber daya produksi (MRPII) adalah fungsi yang secara otomatis mengalokasikan pekerjaan yang melebihi kapasitas ke hari yang kosong atau peralatan lain dengan mempertimbangkan kapasitas peralatan proses, dan menghasilkan pesanan pembelian.
	Ini adalah perencanaan sumber daya produksi (MRPII), di mana pesanan, produksi, dan pembelian dikelola secara terintegrasi. Peningkatan produktivitas per unit waktu melalui pengurangan lead time dan pengurangan biaya persediaan melalui pengurangan persediaan dicapai. Fungsi untuk secara otomatis menghasilkan rencana produksi sambil mengoptimalkan keseluruhan disebut APS. Dalam bahasa Jepang, ini disebut "perencanaan dan penjadwalan lanjutan", dan APS memvisualisasikan jadwal produksi yang dioptimalkan secara keseluruhan dalam hubungan antar proses.
	Sistem yang menghubungkan pesanan, produksi, dan pembelian dengan APS, di mana informasi pesanan diambil, kebutuhan bersih produk dihitung dengan mengurangi persediaan produk, dan rencana kebutuhan dilakukan. Pada saat yang sama, pesanan produksi dialokasikan ke peralatan sambil meratakan beban agar tidak melebihi kapasitas peralatan, dan pesanan pembelian dikeluarkan pada waktu yang tepat untuk memenuhi tanggal mulai produksi. APS melakukan serangkaian tindakan ini sekaligus.
	Dalam APS, bukan lead time tetap seperti dalam sistem manajemen produksi, tetapi cycle time ditetapkan untuk kapasitas peralatan. Dengan demikian, rencana produksi berbasis cycle time yang mempertimbangkan kapasitas mesin dibuat, yang pada akhirnya mempersingkat lead time produksi. Dalam hal ini, waktu pengaturan seperti penggantian cetakan dan pembersihan tangki ditetapkan, dan rencana dibuat untuk mengurangi jumlah penggantian dengan memproduksi item yang sama secara berurutan. Jika lead time produksi dipersingkat, produktivitas per unit waktu meningkat, dan biaya produk berkurang.
	Dengan mempersingkat lead time produksi, persediaan yang tertahan dalam proses berkurang, dan biaya persediaan berkurang. Akibatnya, periode di mana uang tunai dapat dipegang lebih lama, dan arus kas perusahaan membaik.

Fungsi Penjadwal Produksi

Kami akan memperkenalkan fungsi penjadwal produksi Asprova. Asprova memungkinkan perhitungan penyebaran, dengan menetapkan harga standar bahan, tarif upah tenaga kerja, dan tarif alokasi biaya tidak langsung produksi dalam master item, memungkinkan perhitungan anggaran biaya dan anggaran penjualan untuk musim berikutnya berdasarkan jumlah produksi yang direncanakan.

Di Indonesia, ketika mengirimkan komponen ke TIMMIN atau ADM, lini produksi dapat mengalir dengan kanban. Melakukan perhitungan kebutuhan dengan MRP berdasarkan pemberitahuan adalah konsep yang sama dengan menghitung jumlah kanban berdasarkan pemberitahuan. Dengan menggunakan Asprova, memungkinkan untuk memperbarui jumlah kanban setiap bulan dan mengoperasikan kanban yang mengalir di lantai produksi.

Di perusahaan kami, kami tidak menganggap penerapan sistem sebagai hal besar, tetapi mengambil pendekatan untuk menyebarkannya ke lantai produksi secara bertahap seperti Excel. Pada dasarnya, penerapan dapat dilakukan sesuai dengan anggaran pelanggan.

Pertanyaan Umum | Optimalisasi Keseluruhan dalam Industri Manufaktur

Berikut adalah ringkasan singkat dari pertanyaan yang sering muncul terkait isi artikel ini.

Apa tantangan yang dihadapi industri manufaktur Jepang di Indonesia?

Industri manufaktur Jepang di Indonesia menghadapi tantangan seperti pendeknya umur produk dan kebutuhan untuk menanggapi produksi beragam dalam jumlah kecil. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan waktu tunggu antar proses dan memburuknya tingkat kepatuhan waktu pengiriman. Selain itu, fluktuasi dalam rantai pasokan dapat menyebabkan rencana pembelian yang berlebihan.

Apa yang dimaksud dengan optimalisasi keseluruhan?

Optimalisasi keseluruhan adalah memaksimalkan efisiensi produksi, mengurangi biaya per unit waktu, dan meminimalkan biaya persediaan untuk memaksimalkan keuntungan. Penting untuk membuat rencana yang terintegrasi antar departemen dan mengurangi waktu tertahan di dalam perusahaan untuk menurunkan biaya persediaan.

Apa fungsi dari penjadwal produksi Asprova?

Asprova memungkinkan perhitungan penyebaran, dengan menetapkan harga standar bahan dan tarif upah tenaga kerja, memungkinkan perhitungan anggaran biaya dan anggaran penjualan berdasarkan jumlah produksi yang direncanakan. Selain itu, Asprova mendukung manajemen lini produksi dengan kanban.