Penerbitan Perintah Produksi dan Entri Hasil Produksi di Indonesia

Instruksi produksi memiliki makna penting dalam memecah rencana produksi berdasarkan informasi pesanan ke dalam operasi di lokasi produksi. Memasukkan realisasi terhadap instruksi produksi merupakan tantangan terbesar dalam pengoperasian sistem manajemen produksi sekaligus menjadi kriteria penilaian utama atas keberhasilan atau kegagalan pengenalan sistem manajemen produksi.

Kenangan dari Masa di Bali

Dulu, saat saya bekerja di bidang pembuatan dan ekspor furnitur di Bali, saya mengeluarkan pesanan pembelian ke kantor penjualan di Bali dari perusahaan yang memiliki pabrik pembuatan furnitur di Jepara, Jawa Tengah, berdasarkan pesanan rutin dari pelanggan tetap serta pesanan khusus yang menyertai pembukaan atau renovasi restoran dan kafe.
Berbeda dengan produksi massal, ini adalah produksi berdasarkan pesanan, sehingga sering ada konfirmasi kemajuan dan permintaan penawaran baru dari pelanggan, yang mengharuskan saya menjawab jadwal pengiriman.
Kemajuan tentu saja adalah persentase realisasi produksi terhadap pesanan, tetapi proses awal pembuatan furnitur melibatkan proses oven untuk mengeringkan kayu, yang dilakukan secara batch dengan mengelompokkan lot tertentu oleh pihak produksi.
Meskipun kami menetapkan jadwal pengiriman, orang Jawa Tengah, bahkan di antara orang Indonesia lainnya, dikenal memiliki sifat yang sangat santai. Jadi, meskipun kami memesan lemari dengan jadwal pengiriman yang sama, pihak produksi kadang-kadang, atas kebijaksanaan mereka sendiri, memasukkan kayu untuk kursi Batavia yang belum dipesan untuk bulan berikutnya demi kemudahan pengelompokan. Mereka ini...

Lebih buruk lagi, mereka kadang-kadang mengatur pengadaan bahan kayu (persiapan produksi) sesuai kebutuhan mereka sendiri. Akibatnya, kayu jati yang diperlukan untuk memenuhi jadwal pengiriman terdekat tidak cukup tersedia, sementara kayu mahoni untuk pesanan dengan jadwal pengiriman yang lebih lambat sudah disediakan.
Apa yang terjadi kemudian? Tiba-tiba saya menerima pemberitahuan yang mengerikan.

Jika harga kayu naik, tentu saja itu memengaruhi harga penawaran kami. Karena ini adalah satu-satunya pabrik yang membuat furnitur berkualitas tinggi dengan harga yang wajar, kami juga tidak bisa terlalu keras menegurnya.
Dalam alur ini, jika kantor penjualan perusahaan furnitur di Bali memberikan instruksi produksi ke proses oven di pihak produksi dengan mempertimbangkan item dan jadwal pengiriman yang terkait dengan pesanan, pihak produksi seharusnya melakukan pengadaan bahan berdasarkan instruksi produksi tersebut, dan pengelompokan lot yang tepat seharusnya dilakukan di proses oven.
Karena proses setelahnya berjalan secara otomatis seperti lini perakitan, saya seharusnya bisa dengan mudah menjawab kemajuan terhadap pesanan pelanggan.
Karena pesanan pembelian bagi pihak produksi hanyalah instruksi tidak langsung, mereka cenderung menentukan persiapan bahan dan pengelompokan oven berdasarkan kebijaksanaan mereka sendiri. Tanpa instruksi produksi yang dipecah dari rencana produksi, pihak produksi cenderung memproduksi berdasarkan kebijaksanaan lokasi mereka sendiri.
Menurut saya, ini adalah dampak buruk dari informasi yang mengalir langsung dari penjualan ke lokasi produksi tanpa melalui departemen manajemen produksi. Sekarang, jika dipikir-pikir, itu pengalaman yang baik (dengan tatapan jauh).
Ini adalah contoh nyata dari pentingnya instruksi produksi yang saya alami sendiri. Jika produksi tidak dilakukan berdasarkan rencana yang terkait dengan pesanan (atau realisasi produksi tidak dicatat), pesanan dan produksi tidak akan terhubung.
Tanpa ini, misi utama pabrik, yaitu "mengirimkan produk berkualitas tinggi tanpa keterlambatan jadwal," akan terganggu.

Hubungan antara Rencana Produksi dan Realisasi Produksi

Setelah menerima informasi pesanan, alur berlanjut ke rencana produksi, instruksi produksi, dan input realisasi produksi. Mengoperasikan ini secara mulus dalam sistem menjadi tantangan terbesar dalam pengenalan sistem manajemen produksi.
Dalam operasi bisnis nyata, meskipun pengelolaan dari rencana produksi hingga realisasi produksi dilakukan tanpa kesadaran penuh, saat disistemkan, instruksi produksi sebagai entitas kelas dari rencana produksi harus diintervensi, dan realisasi perlu dimasukkan ke dalam instruksi produksi tersebut.

Meskipun pabrik telah mengadopsi sistem manajemen produksi, sebagian besar tidak menggunakan MRP. Tidak menggunakan MRP berarti instruksi produksi di luar rencana harus didaftarkan secara manual satu per satu untuk setiap proses.
Meskipun metode ini mudah dipahami dalam pengoperasian, jika tidak ada mekanisme yang memudahkan penerbitan instruksi, justru akan memakan banyak tenaga. Bagi departemen manajemen produksi, menerbitkan instruksi secara manual satu per satu per proses dalam sistem sangat merepotkan, dan bagi lokasi produksi, memasukkan realisasi terhadap instruksi produksi juga menjadi beban.
Di sini, kepentingan kedua belah pihak bertemu. Departemen manajemen produksi merasa lebih cepat memasukkan realisasi langsung ke sistem berdasarkan laporan harian dari lokasi produksi sebagai realisasi produksi di luar rencana.
Pada dasarnya, produksi dilakukan berdasarkan rencana yang dibuat departemen manajemen produksi di Excel, dan laporan harian diserahkan per hari atau per shift. Jika jumlah pesanan bulanan stabil, mungkin tidak ada masalah besar dengan pengiriman.
Namun, dalam produksi jenis banyak dengan jumlah kecil di mana jumlah pesanan tidak stabil, risiko keterlambatan jadwal meningkat karena alasan berikut:

Inilah alasan mengapa saya sering merasa "mungkinkah rencana produksi tidak terlalu dianggap penting?" dan mengapa saya ingin menekankan bahwa instruksi produksi memiliki makna penting dalam memecah rencana produksi berdasarkan informasi pesanan ke lokasi produksi.