Alasan Mengapa Saya Berpikir Bahwa Pemahaman Tentang Pekerjaan Tetap Diperlukan Meskipun Transformasi Digital (DX) Dipromosikan di Indonesia

Jika TI semakin maju, apakah kita tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk memahami esensi pekerjaan? Menanggapi kesadaran akan masalah ini, saya menjawab bahwa memahami mekanisme pekerjaan bermanfaat dalam arti kita dapat membayangkan pergerakan dunia luar. Jika memahami pembukuan, kita bisa membayangkan pergerakan barang, jumlah uang, dan kas, serta mekanisme pengelolaan perusahaan.

Kesadaran Masalah Terpenting: “Jika TI Semakin Maju, Apakah Kita Tidak Perlu Lagi Menghabiskan Waktu untuk Memahami Pekerjaan?”

Pertanyaan “Sekarang akuntansi sudah disistemkan, apakah pengetahuan pembukuan masih diperlukan?” dapat diubah menjadi “Jika TI semakin maju, apakah kita tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk memahami esensi pekerjaan?”—sebuah kesadaran masalah yang sangat penting bagi saya yang berprofesi mengembangkan dan mengimplementasikan sistem bisnis.

Meskipun sistematisasi telah berkembang, dalam pekerjaan masih ada proses tidak biasa yang menyebabkan kebingungan dalam penilaian tergantung pada situasi perusahaan, seperti “Tanggal berapa yang tepat untuk mencatat penjualan atau biaya?” atau “Berapa nilai wajar mesin yang berulang kali digunakan dan tidak digunakan sesuai gelombang ekonomi setelah pembelian?” Akibatnya, sering kali diperlukan diskusi dan penyesuaian antar pihak terkait, yang menjadi faktor penghambat otomatisasi penuh.
Ini berasal dari kesulitan menilai dan mencatat jurnal transaksi yang tidak terlihat secara fisik dalam dunia dua dimensi seperti perangkat lunak akuntansi atau buku besar, sambil mempertimbangkan konsep waktu, di tengah standar penilaian yang belum seragam antara harga perolehan (biaya asli) dan nilai saat ini (nilai pasar). Namun, dengan standar akuntansi Indonesia, PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan), yang telah disesuaikan dengan standar dunia IFRS (International Financial Reporting Standards), ruang untuk perdebatan dalam pengolahan akuntansi menjadi lebih sedikit.

Kartu ATM bank di Indonesia juga berfungsi sebagai kartu debit, ditambah dengan metode pembayaran elektronik seperti GoPay, OVO, dan ShopeePay yang menawarkan cashback atau poin, sehingga saya hampir tidak pernah membayar tunai dalam kehidupan sehari-hari. Ketika semua transaksi perusahaan menjadi tanpa tunai dan sistem yang terhubung dengan rekening bank dapat melakukan jurnal otomatis serta pemeriksaan otomatis antara akun dan sistem menjadi standar, pekerjaan akuntansi akan sepenuhnya otomatis, dan otomatisasi juga akan meluas ke tugas back-office lainnya seperti penjualan dan pembelian.

Dalam situasi seperti itu, setelah pekerjaan per departemen diotomatisasi, pengetahuan yang diperlukan adalah mekanisme pengelolaan perusahaan secara keseluruhan sebagai organisasi, secara spesifik “pergerakan barang, jumlah uang, dan kas,” yang bisa dikatakan sebagai esensi pekerjaan.

Memahami Mekanisme Berarti Membuka Imajinasi

Yang dapat dipelajari dari pembukuan adalah esensi metode pencatatan ganda (double-entry bookkeeping), di mana selisih yang muncul ketika jumlah per akun yang dijurnal dan dipindahkan ke buku besar serta dikumpulkan dalam neraca percobaan dibagi menjadi akun B/S (neraca) dan akun P/L (laba rugi) akan selalu sama. Ada perbedaan imajinasi tentang pergerakan barang, jumlah uang, dan kas antara memahami cara membaca laporan keuangan secara tiba-tiba dan memahami dari mana angka-angka dalam laporan keuangan itu berasal.
Misalnya, hari ini saya mengisi ulang ShopeePay sebesar Rp.300.000, membeli bohlam di ACE dan membayar dengan ShopeePay sehingga mendapatkan poin, memesan dari KOI Cafe melalui GoFood dan membayar dengan GoPay sambil menggunakan poin untuk diskon, serta membeli token listrik PLN sebesar Rp.500.000 dan membayar melalui BCA mobile banking.

Poin yang terkumpul di ShopeePay hari ini akan digunakan suatu saat dan dicatat sebagai pendapatan lain, tetapi meskipun merasa untung saat membayar, di akhir bulan ketika memeriksa riwayat transaksi BCA serta saldo GoPay dan ShopeePay, tanpa mengingat apa dan bagaimana saya membelinya hari ini, sulit membayangkan keterkaitan antara pergerakan barang, jumlah uang, dan kas.
Meskipun tidak mempelajari pembukuan, mekanisme laporan keuangan tetap bisa dipahami. Namun, jika mempelajari pembukuan, kita bisa membayangkan pergerakan di lapangan, yang berarti jika bisa membayangkan pergerakan barang, jumlah uang, dan kas, maka mekanisme pengelolaan perusahaan juga bisa dibayangkan.
Alasan mengapa akuntansi sering disebutkan selain bahasa Inggris dalam topik “apa yang harus dipelajari di masa sekolah,” dan mengapa pemrograman juga mulai disebutkan belakangan ini, adalah sama. Meskipun tidak bekerja di bidang TI, di era saat ini di mana segala mekanisme dunia telah di-TI-kan, memahami mekanisme program (setara dengan teknik sistem dalam ujian pemrosesan informasi) yang mengendalikan perangkat keras yang terlihat akan memungkinkan kita membayangkan pergerakan dunia.

Meskipun Sistematisasi Maju, Pemahaman Mekanisme Pengelolaan Perusahaan Tetap Diperlukan

Baru-baru ini, saya mendengar dari seorang teman yang menjalankan kantor akuntan di Jakarta bahwa dia akan memulai kelas pembukuan untuk staf akuntansi Indonesia di perusahaan Jepang. Memang benar, saya baru menyadari bahwa di Indonesia tidak ada sekolah khusus akuntansi seperti TAC atau Oohara di Jepang.

Karena pekerjaan akuntansi mudah distandarisasi, ini adalah salah satu tugas back-office yang paling mudah disistemkan. Dalam pekerjaan yang berpusat pada input data ke sistem, orang dengan pengetahuan pembukuan yang minim pun bisa melakukannya. Ketika otomatisasi penuh tercapai di masa depan, operator input sederhana mungkin menjadi target pengurangan pertama.

Di dunia di mana pekerjaan internal perusahaan sepenuhnya otomatis karena sistematisasi, back-office perusahaan tidak lagi membutuhkan operator sederhana. Hanya talenta tingkat tinggi yang bisa menganalisis data numerik yang dihasilkan sistem dan memberikan saran untuk strategi bisnis yang akan bertahan.
Pengetahuan yang wajib dipahami oleh talenta tingkat tinggi tersebut adalah mekanisme pengelolaan perusahaan. Terutama di masa seperti sekarang, ketika WHO menyatakan pandemi virus baru dan krisis ekonomi yang lebih besar dari Lehman Shock akan datang, orang yang bisa memberikan saran tepat untuk bertahan sambil melihat pekerjaan lapangan dan manajemen secara menyeluruh sangat dibutuhkan.

Mekanisme Pengelolaan Perusahaan adalah Pergerakan Barang, Jumlah Uang, dan Kas

Tujuan perusahaan adalah menjalankan bisnis dan menghasilkan laba. Di Indonesia, perusahaan lokal mengirimkan dana ke kantor pusat Jepang untuk pengembalian investasi dengan alasan royalti atau komisi penjualan dari pendapatan, sekaligus berkontribusi pada laba keseluruhan grup sebagai bagian dari laporan keuangan konsolidasi.
Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan lokal di Indonesia mengadakan barang dari pemasok, mempekerjakan karyawan untuk produksi (pengembangan dalam kasus perangkat lunak, manajemen dalam kasus perusahaan dagang), dan menjual produk ke pelanggan untuk menghasilkan pendapatan bulanan, yang akhirnya dikumpulkan dalam bentuk kas (setoran tunai).
Harga barang yang diadakan, biaya pengiriman, serta gaji karyawan untuk pengembangan, produksi, dan manajemen menjadi biaya produksi (harga pokok penjualan), sedangkan gaji tenaga penjualan dan biaya kampanye untuk menjual produk menjadi biaya administrasi dan penjualan.

Untuk menjual produk dan menghasilkan laba, pertama-tama perlu diklarifikasi biaya apa yang terjadi di setiap proses. Oleh karena itu, harga pokok penjualan produk itu sendiri (Cost Of Goods Sold) dan biaya administrasi serta penjualan untuk menjualnya (Selling, General and Administrative expense) harus dipisahkan dengan jelas.
Biaya administrasi dan penjualan bulan ini selalu merupakan biaya yang terjadi pada bulan tersebut (biaya periode), sedangkan barang yang termasuk dalam harga pokok penjualan bulan ini tidak selalu barang yang dibeli pada bulan tersebut, melainkan barang yang dikirim (atau dikonsumsi) pada bulan ini.
Selain itu, konsep pembelian, produksi (pengembangan), dan penjualan diakui berdasarkan prinsip akrual sebagai pendapatan dan biaya pada saat terjadinya. Untuk melihat pergerakan pemasukan dan pengeluaran demi arus kas yang paling diperhatikan dalam pengelolaan perusahaan nyata, pergerakan jumlah uang perlu dikonversi ke basis kas.

Contoh Memahami Fenomena Nyata Berdasarkan Pengetahuan Dasar

Berikut adalah contoh percakapan dengan pelanggan di Indonesia di mana percakapan tidak akan berkembang jika mekanisme pengelolaan perusahaan tidak dipahami.

Dalam pengelolaan toko umum atau restoran, pendekatan dasarnya adalah menggunakan laba kotor (laba marjinal), yaitu jumlah penjualan dikurangi biaya pembelian barang atau bahan (biaya variabel), untuk menutup biaya tetap hingga impas, lalu menumpuk laba. Ini adalah bentuk dasar bisnis yang menutup biaya operasional dengan selisih antara jual dan beli, sehingga mudah dipahami secara intuitif.

Seharusnya biaya tetap ditutup dengan laba kotor, tetapi meskipun laba besar tercatat di P/L, pemasukan sedikit sehingga gaji karyawan tidak bisa dibayar, dan terpaksa menelepon petugas pinjaman bank Jepang.
Transaksi yang terjadi di P/L semuanya dicatat sebagai biaya dan pendapatan berdasarkan prinsip akrual, sehingga untuk mengetahui berapa banyak kas yang masuk, P/L perlu dikonversi ke basis kas untuk melihat pemasukan dan pengeluaran, serta berapa kas yang bertambah dari aktivitas operasional.

Berbeda dengan pendekatan perusahaan dagang yang menutup biaya tetap dengan laba kotor, di industri manufaktur dengan banyak jenis biaya tetap, kesadaran akan harga pokok penjualan yang terdiri dari biaya variabel ditambah biaya tetap, serta biaya administrasi dan penjualan untuk menjual produk, menjadi lebih kuat.
Bulan lalu, (stok bahan awal bulan + pembelian bahan bulan ini – stok bahan berlebih akhir bulan = harga pokok penjualan rendah) sehingga (penjualan – harga pokok penjualan rendah = laba berlebih), tetapi bulan ini (stok bahan berlebih awal bulan + pembelian bulan ini – stok bahan akhir bulan = harga pokok penjualan berlebih), sehingga P/L menjadi merah dan saya menerima telepon marah. Namun, ini bukan masalah sistem, melainkan masalah operasional karena pencatatan berlebih dalam inventaris.

Biaya produksi hanya terjadi pada bulan produksi, sedangkan biaya depresiasi sebagai biaya tetap terjadi terlepas dari ada atau tidaknya produksi. Oleh karena itu, meskipun (stok barang dalam proses awal bulan + biaya produksi bulan ini – stok barang dalam proses akhir bulan = biaya produksi) menunjukkan jumlah, tidak ada pergerakan barang yang terlihat.
Sistem secara otomatis mencatat transaksi berdasarkan prinsip akrual, tetapi sering kali ada ketidaksesuaian dengan pergerakan barang di lapangan. Oleh karena itu, manusia perlu menganalisis penyebabnya dan menanganinya dengan memahami proses terjadinya biaya.

Pengetahuan yang Dicari Online vs. Pengetahuan yang Harus Diingat

Di era di mana semua informasi dapat dicari dengan membuka smartphone, mengapa kita perlu memahami dan mengingat mekanisme pengelolaan perusahaan? Karena, seperti di atas, ini diperlukan untuk melakukan pembicaraan kreatif berdasarkan fenomena nyata.
Ini mirip dengan perdebatan apakah belajar bahasa Inggris menjadi tidak perlu jika ada mesin penerjemah real-time. Meskipun membaca dan menulis dapat dilakukan dengan penerjemah, ide yang dihasilkan dalam kerangka konversi antara bahasa Jepang dan Inggris memiliki batasan, dan risiko kesalahpahaman akibat perbedaan cara berpikir antara budaya berbahasa Inggris dan Jepang tidak dapat dihindari.
Pergerakan barang, jumlah uang, dan kas sebagai dasar pengelolaan perusahaan adalah esensi pengetahuan bisnis. Berbeda dengan pengetahuan fragmentaris, ini adalah sumber untuk menghasilkan ide baru dalam pemecahan masalah. Sebaliknya, daripada menghabiskan waktu menghafal pengetahuan fragmentaris yang dapat dicari, memahami dan menyusun pengetahuan esensial secara sistematis dalam pikiran akan tetap diperlukan di masa depan ketika sistematisasi semakin maju.