Cara Mengelola Stok di Kapal Atau Stok Dengan Invoice yang Belum Tiba Dalam Sistem Akuntansi

Ketika mengelola stok di kapal atau stok dengan invoice yang belum tiba dalam sistem bisnis, aset dicatat dalam akun barang belum tiba (Good In Transit) saat kapal berangkat dari negara pengekspor. Jika barang dikirim untuk penjualan konsinyasi, maka dicatat dalam akun barang dalam perjalanan (Consignment Goods). Di Indonesia, semuanya diperlakukan sebagai Good In Transit (barang dalam perjalanan), dan utang dicatat dalam akun utang sementara (A/P Accrued).

Dalam Impor, Invoice Tiba Lebih Dahulu Daripada Barang

Dalam kasus impor dari luar negeri, biasanya invoice tiba terlebih dahulu, diikuti oleh kedatangan barang setelahnya. Namun, dalam sistem manajemen produksi, pendaftaran invoice untuk barang yang belum tiba tidak dapat dilakukan.
Oleh karena itu, invoice yang belum tiba dicatat dari utang A/P dalam sistem akuntansi, dan jurnal otomatis yang dihasilkan saat itu mencatat barang dalam perjalanan sebagai akun Good-In-Transit.

Pada bulan berikutnya, saat barang tiba, pemrosesan penerimaan dan pendaftaran invoice dilakukan melalui sistem manajemen produksi, dan data penerimaan diintegrasikan ke sistem akuntansi.
Sistem antarmuka memeriksa riwayat pendaftaran invoice A/P di sistem akuntansi berdasarkan data penerimaan dari sistem manajemen produksi. Jika invoice telah terdaftar, jurnal untuk mengalihkan Good-In-Transit ke akun Goods dibuat dan dicatat pada buku besar (G/L) sistem akuntansi.

Pemrosesan penyelesaian akhir dilakukan seperti biasa melalui fungsi penghapusan A/P pada sistem akuntansi.

Kasus Invoice Tiba Terlambat dalam Transaksi Domestik

Jika barang dari pemasok tiba dan invoice tiba dalam bulan yang sama, pemrosesan penerimaan dan pendaftaran invoice dilakukan seperti biasa.
Sistem antarmuka memeriksa riwayat pendaftaran invoice A/P di sistem akuntansi berdasarkan data penerimaan dari sistem manajemen produksi. Jika invoice telah terdaftar, maka dicatat pada A/P sistem akuntansi.

Namun, jika invoice tiba melintasi bulan, situasinya menjadi sedikit rumit.
Material yang telah tiba segera dimasukkan ke gudang dan digunakan, sehingga pemrosesan penerimaan tentu dilakukan. Namun, dalam sistem, pendaftaran invoice perlu dilakukan pada bulan yang sama dengan penerimaan untuk keperluan penutupan bulanan.
Selain itu, untuk perhitungan biaya produksi, material yang langsung digunakan setelah tiba harus tercermin dalam biaya produksi bulan tersebut. Oleh karena itu, meskipun invoice belum tiba pada akhir bulan, invoice sementara (temporary invoice) perlu didaftarkan untuk penutupan dan pencerminan pada biaya.

Setelah invoice tiba, akun transitori A/P Accrued dialihkan ke A/P.

Salah satu contoh akun transitori (yang menjadi biaya atau pendapatan seiring waktu) adalah biaya yang belum dibayar. Namun, A/P-In-Transit (A/P Accrued) bukan biaya, sehingga sulit untuk memberikan terjemahan yang tepat seperti utang belum direalisasi, piutang yang dicatat sebelumnya, atau utang sementara.

Akun Sementara Konstruksi dan Akun Barang Dalam Proses

Akun sementara konstruksi (Construction in Progress) adalah akun sementara untuk mengelola biaya konstruksi, material, tenaga kerja, dan pengeluaran yang dibayar di muka atau sementara untuk pembangunan atau pembuatan aset tetap berwujud hingga selesai atau diserahkan.
Misalnya, saat mengimpor peralatan pabrik dari Jepang dengan kontrak FOB (Free on Board), barang menjadi aset perusahaan pada saat berangkat dari pelabuhan. Namun, biaya pengiriman (Freight Charge), bea masuk (Bea Masuk), pajak seperti PPh 21 yang tercantum dalam PIB (Pemberitahuan Impor Barang), serta biaya SPPB (Surat Persetujuan Pengeluaran Barang) sebagai bagian dari biaya CIF (Cost, Insurance, and Freight) muncul setelahnya. Sebelum jumlahnya ditetapkan, barang tidak dimasukkan ke aset tetap, melainkan dicatat sementara di akun sementara konstruksi.
Namun, akun sementara konstruksi biasanya terbatas pada "aset tetap yang akan digunakan sendiri". Untuk aset tetap dalam proses konstruksi yang ditujukan untuk dijual, ini dibedakan sebagai biaya kontrak yang belum selesai (Cost of Uncompleted Contracts), meskipun di Indonesia jarang ada pemisahan seperti ini.
Jika barang merupakan aset persediaan yang akan dijual di masa depan, maka dicatat dalam akun barang dalam proses (Work In Process).

Perpindahan Stok dan Pengalihan Stok

Dalam sistem ERP untuk non-manufaktur, sering kali ada pemrosesan perpindahan stok tetapi tidak ada pemrosesan pengalihan stok, yang menjadi kendala saat menerapkan sistem non-manufaktur pada industri manufaktur.
Dalam industri manufaktur, barang yang dibeli melewati berbagai proses, berubah bentuk, dan akhirnya dikirim sebagai produk jadi. Ketika ada kebutuhan untuk mengubah material menjadi barang dalam proses saat perpindahan stok ke subkontraktor, sistem non-manufaktur yang terkait dengan modul akuntansi menghadapi kendala berikut:

Keinginan untuk memberikan kode proyek saat memindahkan material (R/M) ke subkontraktor dan mengelolanya sebagai barang dalam proses (WIP) per proyek berarti membuat jurnal otomatis saat perpindahan stok dan mengelolanya per proyek di buku besar (G/L).
Namun, dalam perpindahan stok, sistem mengasumsikan tidak ada biaya yang muncul, sehingga tidak memungkinkan untuk memberikan kode proyek dan menumpuk biaya ke akun barang dalam proses (akun aset yang akan dialihkan ke harga pokok penjualan saat penerbitan invoice).
Untuk memberikan kode proyek saat memindahkan barang ke subkontraktor, mengelola biaya per proyek di buku besar, dan mengubah kode barang, diperlukan pengalihan stok yang menghasilkan data penerimaan dan pengeluaran secara bersamaan. Namun, karena ini adalah proses dua langkah (pengeluaran dan penerimaan), pengalihan dilakukan dengan dua jurnal berikut:

Jika kode proyek sudah ditentukan saat barang pembelian tiba, barang dapat dicatat ke akun material per proyek saat penerimaan, dan dengan memberikan kode proyek di buku besar, manajemen biaya per proyek menjadi mungkin.
Karena material yang diterima sudah memiliki kaitan dengan kode proyek sejak masuk, masalahnya hanya tinggal menentukan kapan dalam manajemen stok barang tersebut menjadi barang dalam proses.
Namun, pada kenyataannya, jarang ada kasus di mana kode proyek atau kelompok produk untuk keperluan internal perusahaan dapat ditentukan saat pembelian material. Kecuali dalam manajemen nomor produksi, biasanya keperluan tersebut ditentukan dalam proses penerimaan dan pengeluaran.

Waktu Terjadinya Biaya dan Pendapatan

Dalam sistem bisnis, waktu terjadinya biaya (atau pendapatan) adalah sebagai berikut:

Kode proyek dapat diberikan pada waktu biaya (atau pendapatan) ini terjadi.
Jika kode proyek tidak dapat diberikan saat perpindahan stok (karena tidak ada biaya), maka biaya material langsung tidak dapat dikelola per proyek hingga saat pengiriman.
Selama proses manufaktur di subkontraktor, yang dapat dikelola hanyalah biaya tidak langsung manufaktur (Factory Overhead = FOH) dan biaya tenaga kerja yang terjadi selama periode tersebut. Baru pada saat pengiriman, tabel manajemen biaya keseluruhan, termasuk biaya material langsung, dapat diselesaikan.
Biaya material tambahan yang muncul di sisi subkontraktor dapat diberikan kode proyek saat invoice dari subkontraktor tiba dan dialihkan ke harga pokok penjualan.

Pemrosesan Offset dengan Akun Relatif

Biaya transportasi dan biaya lainnya juga diberikan kode proyek dan ditumpuk ke barang dalam proses. Saat pencatatan penjualan, akumulasi barang dalam proses menjadi harga pokok penjualan.

Seperti di atas, pada saat transaksi, jurnal bertambahnya biaya dan berkurangnya aset muncul, tetapi biaya ini seharusnya tercermin sebagai barang dalam proses untuk harga pokok penjualan di masa depan.
Dengan kata lain, terjadinya biaya berarti nilai evaluasi barang dalam proses meningkat secara bersamaan.

Akun relatif (Contra Account) adalah akun yang mengimbangi akun tertentu. Biaya transportasi (biaya) dialihkan ke barang dalam proses menggunakan akun sementara (akun P/L), tetapi karena saldo Biaya Transportasi tetap ada di tabel percobaan (T/B), dapat langsung dicantumkan di P/L.
Tanpa akun relatif seperti Temporary Account, rincian P/L tidak dapat dibuat dari T/B.

Contoh akun relatif adalah cadangan piutang tak tertagih (Allowance for Doubtful) dan akumulasi penyusutan (Accumulated Depreciation). Dengan akun aset negatif ini, aset dikurangi secara tidak langsung, sehingga jumlah A/R sesuai dengan jumlah invoice dapat dikelola, dan nilai perolehan aset tetap dipertahankan, sementara di B/S, jumlah bersih setelah pengurangan dapat dipahami.

Cara Pengalokasian Biaya ke Proyek

Biaya material langsung dikelola secara otomatis di buku besar berdasarkan kode proyek setiap kali dikeluarkan, tetapi biaya tenaga kerja dan biaya tidak langsung manufaktur dialokasikan ke proyek pada saat jumlahnya diketahui (misalnya akhir bulan).
Biaya tenaga kerja dicatat ke proyek berdasarkan "tarif per jam x jam kerja" yang ditetapkan dalam master karyawan. Namun, karena hanya satu tarif standar yang dapat ditetapkan, peningkatan tarif untuk kerja hari libur atau lembur perlu diperbaiki secara manual saat pencatatan biaya.

Biaya tenaga kerja juga memerlukan akun relatif (Contra Account) untuk dialihkan ke barang dalam proses.
Jika biaya produk ditentukan selama bulan menggunakan biaya standar untuk tenaga kerja dan pengeluaran, jurnal koreksi untuk selisih dengan biaya aktual diperlukan pada akhir bulan.

Dampak Kasus Konstruksi terhadap Arus Kas

Di pabrik-pabrik di Indonesia, biasanya laporan pemeriksaan selesai dari pelanggan diterima sekitar satu minggu setelah pengiriman produk, baru kemudian invoice dapat diterbitkan. Namun, dalam kasus proyek konstruksi jangka panjang, meskipun penagihan bertahap berdasarkan kemajuan diperbolehkan, jeda antara pengiriman (penyediaan jasa) dan penerbitan invoice bisa mencapai beberapa bulan.
Ini berarti pendaftaran pesanan telah selesai, tetapi penjualan belum tercatat, sehingga pesanan tertunda menumpuk. Karena belum menjadi penjualan (pendapatan), laba pada P/L tidak meningkat. Meskipun satu bulan lagi invoice dapat diterbitkan, P/L yang merah terang hanya bisa dilihat dengan rasa kesal.
Terlepas dari ada atau tidaknya laba, biaya tetap hampir selalu sama setiap bulan. Namun, untuk menghindari pinjaman guna membayar biaya tetap, manajemen mendorong tim penjualan untuk mempercepat penerbitan invoice. Tim penjualan kemudian berusaha mendapatkan izin penagihan bertahap dari pelanggan dan merasa lega.
Laporan umur piutang dan utang (Aging Report) penting bagi manajemen karena memungkinkan perencanaan arus kas masa depan. Namun, jika banyak pesanan tertunda menumpuk, pergerakan arus kas yang akurat sulit dipahami. Oleh karena itu, mungkin diperlukan mekanisme untuk memasukkan jadwal penerbitan invoice pada tahap pendaftaran pesanan.