Perbedaan Data Dalam Sistem Bisnis yang Cenderung Terjadi pada Akhir Bulan

Di industri manufaktur Jepang di Indonesia, ketidaksesuaian data (discrepancy) yang muncul dalam pengoperasian sistem bisnis biasanya berupa ketidaksesuaian antara saldo piutang dan utang dengan saldo di buku besar (GL), ketidaksesuaian antara daftar piutang dan penjualan, atau masalah keterkaitan antar fungsi dalam sistem bisnis.

Kasus Terjadinya Ketidaksesuaian Data Antar Departemen

Sistem bisnis digunakan oleh setiap penanggung jawab departemen di perusahaan hanya untuk fungsi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka, dengan informasi yang dimasukkan diteruskan dari hulu ke hilir. Namun, dalam proses ini, terkadang muncul ketidaksesuaian data antar departemen.
Namun, ketidaksesuaian data ini biasanya bukan disebabkan oleh masalah sistem, melainkan perbedaan cara dan waktu input-output di setiap departemen. Setelah dianalisis, penyebabnya biasanya dapat dirangkum sebagai berikut.

Saldo Piutang (A/R) dan Utang (A/P) di Buku Besar (G/L) Berbeda dengan Saldo di Laporan Umur (Aging Report)

Secara teori, saldo awal bulan akun A/R dan A/P yang dibawa di G/L seharusnya sama dengan saldo akhir bulan sebelumnya di Aging Report, tetapi dalam praktiknya, hampir selalu ada ketidaksesuaian.

Ketika A/R dan A/P Melibatkan Beberapa Departemen

Ketidaksesuaian data dalam sistem bisnis sering terdeteksi karena saldo A/P dan A/R tidak sesuai dengan saldo G/L. Ini bisa berupa ketidaksesuaian jumlah total atau jumlah total sesuai tetapi jumlah per mitra bisnis tidak sesuai.
Untuk menyesuaikan A/P dan A/R per mitra bisnis, seperti pemindahan antar departemen untuk aset, akun dibagi dan jurnal offset dibuat dengan memotong (cut-off) pada akhir bulan tertentu.

Ketidaksesuaian A/R dan Penjualan (Sales) Ketika Uang Muka Diproses dengan Kriteria Penyelesaian Konstruksi

Bagi staf penjualan, mereka mungkin ingin mencocokkan Sales bulan ini dengan A/R yang sesuai, lalu menelusuri dari A/R ke pesanan untuk memverifikasi pesanan mana yang menghasilkan Sales tersebut. Namun, daftar Sales yang muncul di G/L tidak selalu sesuai dengan daftar A/R bulan tersebut.
Pengolahan pengembalian atau diskon yang dilaporkan oleh staf penjualan dapat diperbaiki melalui Credit Note dari informasi A/R sebagai data asli. Namun, selisih kurs untuk A/R dalam mata uang asing atau jurnal penyesuaian selisih pajak dilakukan oleh staf akuntansi secara independen melalui jurnal penyesuaian di G/L, sehingga terjadi perbedaan antara informasi A/R dan saldo akun A/R di G/L.
Jika layanan diproses dengan kriteria penyelesaian konstruksi, uang muka dari pelanggan dicatat di akun Down Payment, bukan Sales. Ketika menjadi Sales di bulan berikutnya, membandingkan Sales dan A/R per bulan tidak akan sesuai (A/R lebih besar).

Penyesuaian Data Setelah Proses Penutupan

Sering terjadi setelah melakukan evaluasi ulang kurs pada akhir bulan dan menyelesaikan proses penutupan, ada yang berkata, “Invoice ini sudah dibayar tapi lupa dimasukkan.”
Dalam kasus ini, proses penutupan harus dibatalkan, evaluasi ulang kurs dibatalkan, lalu pemrosesan pembayaran Invoice dilakukan, diikuti evaluasi ulang kurs dan proses penutupan ulang.
Jika prosedur operasional ini tidak jelas dan Invoice diperbaiki tanpa membatalkan evaluasi ulang kurs, input perbaikan tidak akan tercermin dalam evaluasi ulang kurs.

Proses Penutupan Tertunda dan Input Pemrosesan A/R dan A/P Dilakukan Terlalu Cepat

Evaluasi ulang kurs dilakukan dengan menilai ulang saldo A/P pada akhir bulan menggunakan kurs akhir bulan. Namun, karena proses penutupan biasanya tertunda hingga bulan berikutnya, jika pemrosesan penyelesaian dilakukan di antaranya, saldo A/P akhir bulan akan berubah.

Solusi yang Mungkin

Memisahkan Akun Realisasi dan Belum Terealisasi

Selisih kurs terdiri dari keuntungan/kerugian realisasi berdasarkan selisih kurs saat pembayaran dengan kurs saat A/P muncul, dan keuntungan/kerugian belum terealisasi saat evaluasi akhir bulan. Jika akun ini tidak dipisah, akan sulit memfilter transaksi penyebab selisih kurs saat menelusuri kembali.

Dalam sistem, jurnal selisih kurs dapat dibedakan apakah berasal dari pembayaran atau evaluasi ulang kurs. Namun, dalam akuntansi umum, biasanya hanya bisa difilter berdasarkan akun atau mitra bisnis, sehingga lebih baik membagi akun seperti di atas.

Menjelaskan Prosedur Operasional untuk Pengolahan Tidak Biasa

Perbaikan data A/R dan A/P setelah proses penutupan harus dilakukan setelah evaluasi ulang kurs juga dibatalkan, agar perbaikan tercermin dalam nilai evaluasi akhir bulan. Oleh karena itu, prosedur operasional untuk pengolahan perbaikan tidak biasa perlu dijelaskan dengan jelas.

Audit Akuntansi oleh Auditor Eksternal

Secara umum, audit sering merujuk pada audit akuntansi oleh firma audit, tetapi audit wajib ini hanya diwajibkan oleh undang-undang perusahaan untuk perusahaan besar.
Definisi perusahaan besar adalah “perusahaan dengan modal Rp5 miliar atau lebih, atau utang Rp200 miliar atau lebih.” Seiring pertumbuhan perusahaan, mereka bisa masuk ke dalam kategori wajib audit, atau keluar dari kategori tersebut saat mengalami penurunan.
Meskipun perusahaan non-publik, menurut Pasal 328 Undang-Undang Perusahaan, mereka harus diaudit oleh auditor akuntansi (firma audit atau akuntan publik). Jika perusahaan besar yang menjadi target tidak melakukan audit wajib, itu melanggar hukum dan dapat dikenakan denda, meskipun dalam praktiknya sering menjadi operasional yang abu-abu.
Di Indonesia, perusahaan dengan modal asing (PMA) semuanya dianggap perusahaan besar, sehingga meskipun di Jepang diklasifikasikan sebagai UKM, selama berstatus PMA, mereka wajib menjalani audit eksternal.
Menurut Peter Drucker, perusahaan adalah alat masyarakat, tetapi karena penurunan laporan keuangan memengaruhi penilaian bank, harga saham, atau syarat tender, kebiasaan membuat laporan keuangan dengan memaksakan zona abu-abu seperti “bagaimana membuatnya menjadi kotak hitam” atau “bagaimana membuatnya terlihat bersih” muncul. Ketika masalah seperti kasus Toshiba terungkap, istilah abu-abu lain seperti “akuntansi tidak pantas” pun lahir.

Audit Bisnis Eksternal dan Audit Internal

Pada awalnya, audit lebih sering merujuk pada audit akuntansi oleh auditor eksternal. Namun, sejak diberlakukannya JSOX (aturan pengendalian internal dalam Undang-Undang Transaksi Instrumen Keuangan tahun 2006), audit bisnis untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap kepatuhan internal perusahaan juga menjadi penting secara sosial.
Audit bisnis mencakup aktivitas bisnis selain akuntansi (pembelian, produksi, logistik, penjualan) serta organisasi dan sistem, yang secara langsung atau tidak langsung terkait dengan jaminan keabsahan laporan keuangan untuk melindungi pemegang saham.

Dengan bisnis yang telah disistemkan saat ini, pengendalian TI menjadi wajib dalam evaluasi pengendalian internal. Di Indonesia, saat audit bisnis, pertanyaan tentang sistem ERP biasanya terfokus pada tiga poin berikut:

Pekerjaan Perusahaan Konsultan Akuntansi di Indonesia

Di industri manufaktur Jepang di Indonesia, banyak yang menandatangani kontrak pencatatan akuntansi atau kontrak penasihat akuntansi dengan perusahaan konsultan akuntansi. Oleh karena itu, saat memperkenalkan sistem akuntansi, laporan keuangan yang dihasilkan setelah proses penutupan akhir bulan pasti dibandingkan dengan laporan keuangan yang dibuat oleh perusahaan konsultan akuntansi.
Saat memulai penggunaan sistem akuntansi (di Indonesia sering disebut GO LIVE), saldo awal periode yang diperlukan diimpor ke sistem atau dimasukkan melalui jurnal penyesuaian berdasarkan neraca percobaan (Trial Balance) yang dibuat oleh perusahaan konsultan akuntansi.
Perusahaan konsultan akuntansi di Indonesia, meskipun berbeda dalam skala, dapat dibagi menjadi jenis pekerjaan berikut:

Yang paling dikenal oleh perusahaan Jepang adalah JAC (Japan Asia Consultant). Saya sendiri selalu menyimpan tiga buku karya perwakilan mereka (manajemen perusahaan, pajak, akuntansi) di atas meja sebagai referensi utama—lagipula, meja di rumah saya kecil.

Data Perusahaan Konsultan Akuntansi yang Diperlukan Saat Memperkenalkan Sistem Akuntansi

Saat memperkenalkan sistem akuntansi ke klien yang memiliki kontrak dengan perusahaan konsultan akuntansi, selalu ada masalah yang muncul, yang saya sebut secara pribadi sebagai tiga ketidaksesuaian:

Jika Invoice yang hilang ditemukan di internal setelah data diserahkan ke perusahaan konsultan akuntansi, dan permintaan perbaikan data ke perusahaan konsultan tidak tepat waktu, saldo piutang dan utang berdasarkan Invoice internal tidak akan sesuai dengan saldo akun piutang dan utang di GL yang dikirim oleh perusahaan konsultan, sehingga membutuhkan waktu untuk menelusuri penyebabnya.
Perusahaan konsultan akuntansi bertugas membuat laporan keuangan yang sesuai dengan undang-undang perusahaan Indonesia. Dengan banyak klien, untuk mengurangi beban manajemen, mereka cenderung menggunakan akun yang sama sebanyak mungkin, yang memang wajar.
Namun, jika pemetaan dengan akun internal tidak memadai, staf input akuntansi menjadi bingung menentukan akun mana yang tepat untuk transaksi abu-abu. Akibatnya, pencocokan saldo per akun di akhir bulan tidak dapat dilakukan, dan proses penutupan pun tidak dapat diselesaikan.
Karena data pasti dari proses penutupan bulan sebelumnya baru sampai paling cepat sekitar tanggal 20 bulan berikutnya, pengelolaan jadwal oleh manajer proyek implementasi sistem menjadi sulit.