Production Scheduler

DX (Digital Transformation) dari kerja perencanaan produksi untuk reformasi bisnis dan peningkatan keuntungan industri manufaktur Indonesia【Seminar pada Tanggal5 Agustus 2021】

2021/07/22


Selamat siang, saya Yamamoto dari PT.BAHTERA HISISTEM INDONESIA.

Hari ini temanya DX(Digital Transformation). sebelumnya dari CS ERP sudah dipresentasikan mengenai arah smart-factory agar dapat mencapai performa maksimal.

Dari saya mengenalkan solusi membuat production schedule secara otomatis sambil optimalkan sumbur daya pabrik untuk mewujudkan pengurangan L/T dan stock.

Profil Perusahaan

Sebelumnya sedikit mengenalkan diri perusahaan kami.

Kantor kami ada di Summarecon Bekasi Barat, sangat dekat Mal Summarecon.

Perusahaan berdiri tahun 2018, jenis bisnis adalah pengembangan dan implementasi sistem.

Filosofi Perusahaan

Kebetulan klien kami sebagian besar manufaktur.

Kami mengembangkan dan implementasikan sistem supaya efeknya terlihat, yaitu meningkatkan efisiensi kerja dan akurasi data, dan mewunjdkan penggunaan informasi lebih efektif.

Detail Bisnis

Produk kami adalah ERP sistem namanya Hanafirst, dan production scheduler yang hari ini saya akan mengenalkan, Asprova.

Dampak diversifikasi preferensi konsumen dan pemendekan product life cycle

Pertama2 kita lihat latar belakang masalah lingkungan produksi tahun 2021.

Selama 10 tahunan ekonomi Indonesia terus tumbuh sebesar 5% GDP(Gross domestic product) yaitu PDB(Produk Domestik Bruto).

20 tahun yang lalu perbedaan GDP per orang di antara Jepang dan Indonesia ada 30 kali lipat, tapi sekarang hanya 5 kali lipat. Apalagi dikatakan bahwa Indonesia akan melebihi Jepang dalam hal total GDP pada tahun 2030.

Kalau ekonomi tumbuh, preferensi konsumen diversifikasi, karena manusia cepat bosan di lingkungan yang penuh dengan barang dan informasi.

Otomatis product life cycle menjadi makin pendek, bisa dibilang demand di supply chain sulit diprediksi.

Oleh sebab itu pihak bidang manufaktur harus sesuaikan dengan keadaan fluktuasi demand.

Apalagi sekarang zamannya covid. Saya dengar banyak kabar "Produksi tidak stabil", "Jam kerja dikurangi, tapi productivity harus dinaikan".

“Demand sulit diprediksi” membuat inventory control makin sulit.

Demand sulit diprediksi karena product life cycle makin pendek. Sulit menjaga minimum stock karena sulit prediksi volume produksi.

Jangka waktu demand yang tidak pasti(uncertain demand forecast), yaitu demand yang sulit diprediksi makin panjang, oleh karena itu di pihak produksi harus sesuaikan "High-mix dan Low volume production".

 

Beban produksi ditingkatkan berasal lot kecil

Jika produksi ingin sesuaikan “high-mix dan low-volume”, biasanya pisah line produksi untuk metambahkan common line supaya productivity ditingkatkan.

Tetapi L/T untuk order masing2 semakin pendek, karena lot size menjadi kecil, otomatis setup time dan waiting time bertambah.

Akibatnya pihak produksi kena masalah berikutnya.

  1. L/T manufaktur dari proses pertama sampai terakhir bervariasi tergantung pada item, quantity, dan kemacetan line produksi.
  2. Sulit ketahui prioritas produksi, karena sulit tracing dari sales order sampai work order.
  3. Membeli kebanyakan material daripada kebetuhan sebenarnya supaya hatinya tenang.(Takut material habis dan stop produksi).

Pabrik berada di dalam supply chain yang makin kompleksitas

Preferensi konsumen cepat berubah, product life cycle menjadi pendek, produksi harus sesuaikan High mix dan Low volume, lot size produksi menjadi kecil.

Efek ini di dalam supply chain menjadi flaktuasi demand, yaitu kebetuhan cepat berubah terus.

Ini gambaran supply chain dari supplier material, pabrik, customer sampai konsumen.

Semua subyek di dalam supply chain kena efek dari dampak diversifikasi preferensi konsumen dan pemendekan product life cycle.

 

 

Pengaruh fluktuasi kuantitas, harga dan waktu pengiriman pada supply chain.

Biasanya di dalam supply chain perubahan di upstream berefek besar di semakin downstream.

Jadi fluktuasi demand dan supply di dalam supply chain menjadi semakin besar ke semakin downstream.

Alasan perlu stock di pabrik walaupun kena biaya

Sampai sekarang kita lihat fluktuasi demand sulit diprediksi di supply chain. Sekarang kita lihat hubungan di antara stock dan kehilangan kesempatan.

Simpang stock memang perlu biaya, tapi tetap perlu karena ada 2 alasan.

    1. Untuk menemuhi selisih waktu tunggu di antara Manufacturing L/T dan Sales L/T
      Biasanya sales L/T lebih pendek daripada manufacturing L/T, jadi supaya tidak delay, simpang stock untuk delivery.
    2. Untuk buffer stock sebelum bottleneck
      Productivity pabrik tergantung productivity bottleneck process. Jadi kapasitas bottleneck process harus maximum terus. Tidak boleh stop gara2 material habis.

Sales cost dan stock cost

Kalau sales cost(COGS) itu mudah dibayangkan, karena bisa dilihati dalam bentuk angka di P/L.

Tapi stock cost itu tergantung jangaka waktu, biaya akan bertambah. Sepertinya sama dengan interest yang harus bayar.

Contohnya semakin stock berada di perusahaan, cash flow makin menjadi buruk, dan kehilangan kesempatan dapat bunga dari bank menjadi makin besar. Apalagi ada kehilangan spasi yang seharusnya bisa taruh barang yang lain. Ada resiko spoilage juga.

Oleh karena itu, stock cost yang tidak terlihat akan menjadi cost yang terlihat, kemudian membuat profit perusahaan makin buruk, sama seperti hutang.

Stock cost akan termasuk di dalam SGA(Selling, General & Administrative Expense)

Stock cost akan menjadi cost yang terlihat di dalam P/L dalam bentuk SGA(Selling, General & Administrative Expense).

Stock cost adalah interest cost

Stock cost itu seperti bunga (interest cost), karena semakin simpang lama, semakin mahal.

A/R Days+(F/G Stock Days+WIP Stock Days+Material Stock Days)-A/P Days = Jangka waktu asset perusahaan tidak dalam bentuk cash tapi barang.

Jangka waktu ini semakin panjang semakin efek negative ke cash flow.

Hubungan di antara kehilangan kesempatan dan stock cost adalah trade-off.

Jika stock terlalu banyak cost ditingkatkan, tapi jika terlalu sedikit meningkatkan resiko kehilangan kesempatan.

Kalau begitu kita harus predikusi demand dan supply seakurat mungkin.

Nanti saya showkan production scheduler Asprova yang mewujudkan berikutnya.

    1. Visualisasi dari Sales Order hingga Produksi dan Purchase
    2. Bisa reschedule jadwal produksi secepat mungkin

2 hal ini sangat penting untuk prediksi demand dan supply.

Fungsi production scheduler dalam aliran bisnis

Sekarang saya menjelaskan benefit membuat Production Schedule memakai Asprova.

Ini gambaran production scheduler Asprova terletak di dalam business flow.

Pertama2 S/O yang kita dapat di-import untuk membuat production schedule sambil optimalkan kapasitas mesin supaya produksi paling berefek.

Hasilnya adalah production schedule dan purcahse schedule.

Produksi akan dilakukan berdsasarkan work order, kemudian hasil produksi dikoleksi supaya schedule berikutnya lebih akurat.

Secara otomatis membuat production schedule untuk setiap proses dan mesin

Ini mekanisme cara kerja production scheduler.

Dari customer dapat S/O atau Forecast.

Asprova membuat Master Production Schedule yaitu jadwal produksi F/G.

Kemudian Asprova break down Master Production Schedule dalam bentuk work order per process berdasarkan Bill Of Material, dan menunjukan start time dan end time berdasarkan kapasitas mesin.

Asprova menugaskan fungsi paling penting untuk meningkatkan efisiensi produksi dalam business flow.

 

Pengurangan Lead Time

Biasanya membuat jadwal produksi memakai Excel, menggeser L/T fixed (biasanya 1 hari) per process, lalu meratakan hari yang over loading.

Asprova menghitung L/T berdasarkan cycle time, hasilnya pasti lebih pendek daripada hasil berdasarkan L/T fixed.

Pengurangan Stock

Asprova membuat schedule untuk menproduksi sesuai dengan process bottleneck, WIP stock berkurang pada proses sebelumnya.

Sekarang tidak perlu stock material yang banyak, hanya yang dibutuhkan untuk produksi sesuai dengan tact time di bottleneck.

Peningkatan Cash Flow

Jika L/T menjadi pendek, stock berkurang, otomatis cash flow ditingkatkan, karena lebih banyak waktu dapat diadakan dalam bentuk cash.

Visualisasi dari Sales Order hingga Produksi dan Purchase

Efek implementasi Asprova yang paling besar adalah visualisasi dari S/O hingga produksi dan purchase.

Halangan yang memisahkan proses menganggu aliran barang dan aliran informasi, yang menyebabkan L/T melambat dan stock dalam proses meningkat.

Asprova membuat aliran dalam operation dengan menghubungkan proses.

Konfigurasi Biasa Operasional Production Scheduler

Ini konfigurasi biasa implementasi Asprova di dalam network perusahaan.

Untuk membuat schedule memakai Asprova, sebelumnya kita perlu master, sales order dan current stock.

Kemudian kita input actual result sesuai work order dari Asprova supaya schedule berikutnya lebih akurat.

Biasanya kita cek actual result sudah tercapai samapi mana dengan plan, jadi membuat report plan vs actual harian.

Fungsi tersebut ini semua sudah dikembangkan di dalam sistem.

Jika sudah ada sistem ERP seperti production control, inventory dll, data tersebut sudah ada di DB, jadi kami tinggal sediakan interface di antara ERP dan Asprova.

Production scheduler Asprova mendukung pengurangan stock dan peningkatan efisiensi produksi dengan mengatur aliran yang menghubungkan orang, barang, dan sumber daya.