Di Indonesia, pemrosesan pengembalian biasanya dilakukan dengan metode Tukar Guling, yaitu mengirimkan barang pengganti tanpa mengoreksi Delivery Note atau Invoice asli. Production Control System di Indonesia Bukan hanya terbatas pada Indonesia, tetapi sering dikatakan bahwa dua misi utama industri manufaktur adalah "peningkatan produktivitas untuk pengurangan biaya" dan "pengiriman tepat waktu tanpa keterlambatan". Pihak manajemen menyusun rencana bisnis untuk memaksimalkan perkembangan bisnis berdasarkan penyesuaian permintaan dan penawaran pasar. Namun, meskipun penjualan meningkat karena harga murah, laba kotor menjadi kecil, dan biaya administrasi penjualan serta biaya di luar operasional menyebabkan kerugian. Di sisi lain, harga jual tidak bisa dinaikkan dengan mudah karena harus mempertimbangkan harga pasar. Oleh karena itu, manajemen proses berdasarkan rencana produksi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya dari pembelian bahan hingga menjadi produk ... 続きを見る
Pola Penanganan Saat Pengembalian Pengiriman
Ada urutan tertentu dalam pemrosesan dari pengiriman hingga menjadi penjualan. Namun, di industri komponen otomotif di Indonesia, penjualan bersamaan dengan pengiriman adalah hal yang umum, sehingga pemrosesan penjualan otomatis selesai saat pengiriman selesai diproses.
- Instruksi pengiriman
- Pendaftaran *invoice*
- Pengiriman selesai
- Penjualan
Di Indonesia, saat pengembalian terjadi, pengiriman barang pengganti yang disebut *Tukar Guling* sering digunakan. Berikut adalah pola pemrosesan pengembalian yang mungkin:
- Pola 1
Hanya mengganti barang yang dikembalikan dengan barang pengganti secara fisik (*Tukar Guling*). - Pola 2
Membatalkan semuanya dan memasukkan kembali dari awal berdasarkan jumlah pengiriman aktual setelah pengembalian. - Pola 3
Setelah membatalkan penjualan dan *invoice*, mengeluarkan *invoice* revisi dengan menambahkan koreksi negatif untuk jumlah pengembalian terhadap jumlah pengiriman awal melalui pemrosesan pengembalian pengiriman. - Pola 4
Melalui pendaftaran pesanan pengembalian (*Return Sales Order Entry*) dan pengembalian pengiriman (*Return Shipping Entry*) setelah penutupan bulanan, mengeluarkan *invoice* negatif, pengiriman negatif (penerimaan pengembalian), dan mencatat penjualan negatif.
Di antara semua pola tersebut, metode pemrosesan yang paling mudah adalah tidak melakukan apa pun di sistem dan hanya mengirimkan barang pengganti. Ini dapat dilakukan baik dalam bulan yang sama maupun setelah pemrosesan penutupan bulanan.
- Mengirim 10 unit dan mencatat penjualan 100.
- Menemukan 2 unit NG, pengembalian diterima tetapi tidak diproses di sistem.
- Mengeluarkan 2 unit barang pengganti tetapi tidak diproses di sistem.
Dalam kasus ini, pengembalian dan barang pengganti hanya diganti secara fisik. Jika tidak ada pengelolaan lot, ini tidak menjadi masalah. Namun, jika pengelolaan lot diperlukan untuk penelusuran, lot di sistem dan barang fisik tidak akan sesuai.
Untuk mencegah hal ini, jika penerimaan pengembalian dan pengeluaran barang pengganti dilakukan melalui penyesuaian stok, alurnya adalah sebagai berikut:
- Mengirim 10 unit dan mencatat penjualan 100.
- Menemukan 2 unit NG, saat pengembalian diterima, lakukan pemrosesan penerimaan melalui penyesuaian stok.
- Melakukan pemrosesan pengeluaran pengganti untuk 2 unit melalui penyesuaian stok.
Masalah dengan pemrosesan ini adalah pengeluaran 2 unit barang pengganti di sistem tidak terkait dengan hasil pengiriman. Oleh karena itu, perlu menerbitkan slip pengeluaran dan mencatat nomor pengiriman di kolom keterangan pemrosesan pengeluaran pengganti agar jelas bahwa ini adalah pengeluaran pengganti untuk hasil pengiriman tertentu.
Jika riwayat pengembalian tidak diperlukan, Anda juga dapat membatalkan semuanya mulai dari penjualan, pengiriman selesai, hingga instruksi pengiriman, lalu memasukkan ulang sebagai pengiriman 8 unit dengan koreksi.
- Mengirim 10 unit dan mencatat penjualan 100.
- Menemukan 2 unit NG, membatalkan semuanya sehubungan dengan penerimaan pengembalian.
- Memproses instruksi pengiriman, pengiriman selesai, pendaftaran *invoice*, dan penjualan untuk 8 unit.
- Memindahkan 2 unit yang dikembalikan ke gudang inspeksi.
Namun, pemrosesan yang seharusnya dilakukan oleh sistem adalah melakukan pemrosesan pengembalian pengiriman untuk pengiriman yang relevan. Jika pengiriman pengganti diperlukan, lakukan pendaftaran pesanan baru secara terpisah untuk pengiriman, dan tinggalkan riwayat di kolom keterangan bahwa ini adalah pengiriman pengganti untuk pesanan tertentu.
- Mengirim 10 unit dan mencatat penjualan 100.
- Menemukan 2 unit NG.
- Membatalkan penjualan dan *invoice*, memproses pengembalian pengiriman, dan mencatat penerimaan 2 unit ke gudang pengembalian.
- Mengeluarkan *invoice* revisi “pengiriman 100 – pengembalian 20” dan mendaftarkan ulang penjualan.
- Melakukan pendaftaran pesanan baru dan pemrosesan pengiriman untuk 2 unit barang pengganti, dengan menyebutkan di kolom keterangan bahwa ini adalah pengiriman pengganti untuk pengiriman tertentu.
Dalam kasus ini, jurnal akuntansi yang dihasilkan terkait dengan nomor *invoice* dan secara tidak langsung dikurangi sebagai penyesuaian penjualan:
- Bulan ini (munculnya piutang)
(Debit) AR 100 (Kredit) Sales 100 - Bulan ini (penyesuaian penjualan)
(Debit) Sales adjustment 10 (Kredit) AR 10
Jika pengembalian terjadi setelah penutupan bulanan, pemrosesan pesanan pengembalian digunakan untuk mencatat *invoice* negatif, pengiriman negatif, dan penjualan negatif:
- Bulan sebelumnya mengirim 10 unit dan mencatat penjualan 100.
- Bulan ini menemukan 2 unit NG, memproses pesanan pengembalian (*Return Sales Order Entry*) untuk -2 unit.
- Mengeluarkan *invoice* negatif untuk -2 unit.
- Memproses pengembalian pengiriman (*Return Shipping Entry*) untuk mencatat -2 unit, sehingga 2 unit masuk ke gudang pengembalian.
- Mendaftarkan penjualan negatif -20.
Dengan menerbitkan nomor *invoice* baru untuk pemrosesan pesanan pengembalian dan mencatat hasil penjualan negatif melalui pemrosesan pengembalian pengiriman, harga pokok penjualan dalam perhitungan biaya dapat dikoreksi dengan benar:
- Bulan sebelumnya (munculnya piutang)
(Debit) AR 100 (Kredit) Sales 100 - Bulan ini (penyesuaian penjualan)
(Debit) AR -10 (Kredit) Sales adjustment -10