Perbedaan data dalam sistem bisnis yang cenderung terjadi pada akhir bulan

Kasus perbedaan data antar departemen

Dalam sistem bisnis, setiap orang yang bertanggung jawab atas masing-masing departemen perusahaan hanya menggunakan fungsi yang diperlukan untuk bisnisnya, dan informasi input diteruskan dari hulu ke hilir, tetapi dalam prosesnya, ada kasus di mana perbedaan data terjadi antara departemen.

Namun, perbedaan data tidak disebabkan oleh kegagalan sistem, tetapi hampir selalu disebabkan oleh metode input dan output yang berbeda dan waktu di setiap departemen, yang, ketika dianalisis, dapat diringkas menjadi penyebab berikut

Saldo kewajiban (A / R) (A / P) saldo pada buku besar (G / L) berbeda dari saldo pada tabel umur (Laporan Usia)

Secara teoritis, saldo awal bulan A / R dan A / P dilakukan di G / L harus sesuai dengan saldo akhir bulan sebelumnya dalam Laporan Aging, tetapi dalam praktiknya, dalam kebanyakan kasus, mereka tidak.

Ketika A / R dan A / P terjadi di berbagai departemen

Ketidakkonsistenan dalam data sistem bisnis sering ditemukan ketika keseimbangan A / P, A / R dan keseimbangan G / L tidak cocok, tetapi ada kasus di mana jumlah total itu sendiri tidak cocok, dan ada kasus di mana jumlah total tidak cocok tetapi jumlah keseluruhan dari setiap klien tidak cocok.

Untuk merekonsiliasi jumlah A / P dan A / R dengan pihak lawan, jurnal penyeimbangan disiapkan dengan memisahkan akun dan memotong pada akhir bulan tertentu, seperti halnya dalam kasus transfer aset divisi.

Perbedaan antara A / R dan Penjualan ketika uang muka diproses berdasarkan kontrak-selesai.

Jika Anda seorang wiraniaga, Anda mungkin ingin memeriksa dari A / R mana penjualan bulan ini berasal, dan kemudian kembali ke pesanan dari A / R untuk melihat dari mana pesanan penjualan berasal. Namun, secara alami, daftar penjualan yang ditampilkan pada G / L tidak selalu cocok dengan daftar A / R untuk bulan yang relevan.

Namun, keuntungan / kerugian selisih kurs dan penyesuaian pajak untuk A / R dalam mata uang asing dilakukan oleh bendahara pada transfer G / L sesuai dengan kebijakannya sendiri, dan di sinilah perbedaan antara informasi A / R dan A / R Saldo akun R pada G / L terjadi.

Selain itu, jika layanan diproses berdasarkan konstruksi selesai, uang muka yang diterima dari pelanggan diproses dalam akun Uang Muka dan bukan akun Penjualan, dan ini dikonversi ke Penjualan pada bulan berikutnya, perbandingan antara Penjualan dan A / R setiap bulan tidak akan cocok (terlalu banyak A / R).

Penyesuaian data setelah proses penutupan

Sangat umum untuk mendengar "Saya lupa memasukkan faktur ini meskipun sudah dibayar" setelah melakukan proses penilaian kembali pada akhir bulan dan proses penutupan.

Dalam hal ini, perlu untuk membatalkan proses penutupan dan proses revaluasi nilai tukar, dan kemudian proses penyelesaian Faktur dilakukan dan proses revaluasi nilai tukar dilakukan lagi.

Jika Anda memodifikasi Faktur tanpa membatalkan proses revaluasi karena kurangnya kejelasan dalam prosedur operasional ini, input yang dimodifikasi tidak akan tercermin dalam revaluasi.

Proses penutupan tidak cocok dan proses penyelesaian A / R dan A / P dimasukkan terlebih dahulu.

Saldo A / P pada akhir bulan direvaluasi pada akhir tingkat bulan, tetapi proses penutupan biasanya menyimpang sampai bulan berikutnya, jadi jika Anda melakukan proses penghapusan selama waktu itu, saldo A / P pada akhir bulan akan berubah.

Kemungkinan tindakan

Pisahkan akun yang direalisasikan dan belum direalisasi

Ada dua jenis keuntungan dan kerugian valuta asing pada saat penyelesaian: keuntungan dan kerugian yang direalisasi berdasarkan perbedaan antara kurs pada saat terjadinya A / P dan kurs pada saat penyelesaian, dan keuntungan dan kerugian yang belum direalisasi. pada saat revaluasi pada akhir bulan.

Pada sistem, dimungkinkan untuk membedakan apakah penjurnalan dan kerugian pertukaran mata uang asing terjadi dalam penyelesaian atau dalam pertukaran penilaian nilai tukar, tetapi pada akun umum, adalah normal untuk dapat menyaring hanya oleh akun atau pelanggan, jadi lebih baik membagi akun itu sendiri seperti dijelaskan di atas.

Klarifikasi prosedur operasional untuk pemrosesan tidak teratur

Ketika merevisi data A / R dan A / P setelah penutupan, jumlah yang direvisi tidak akan tercermin dalam penilaian pada akhir bulan kecuali revaluasi nilai tukar juga dibatalkan.