Mengenalkan Mekanisme Pengelolaan Kode QR dengan Smartphone pada Pekerjaan di Indonesia

Pengumpulan data melalui pembacaan barcode atau QR telah dilakukan dalam pengembangan dan pengenalan sistem bisnis selama ini. Namun, dalam beberapa tahun terakhir, kami merekomendasikan pengelolaan kode QR menggunakan smartphone kepada pelanggan yang mempertimbangkan pengenalan terminal di lokasi produksi atau gudang.

Gambaran Umum Pengelolaan Lot

Fungsi sistem pengelolaan lot adalah “mencatat pergerakan lot fisik dalam sistem”. Untuk itu, tiket barang yang diterbitkan dari sistem perlu ditempelkan pada lot, dan setiap kali barang fisik bergerak, nomor lot digunakan sebagai kunci untuk memasukkan data aktual ke dalam sistem. Tiket barang adalah yang menghubungkan sistem dengan barang fisik melalui nomor lot.
Dalam sistem pengelolaan lot, ada kesadaran manusia yang terlibat, seperti “mengalokasikan” lot yang akan digunakan saat menerbitkan instruksi produksi atau “memilih stok” lot yang digunakan saat mencatat hasil produksi. Meskipun memungkinkan untuk menarik item yang akan digunakan secara otomatis berdasarkan BOM (Bill of Materials) dengan metode FIFO (First In, First Out), kemungkinan barang fisik digunakan sesuai dengan pergerakan sistem sangat kecil.
Pengelolaan lot yang paling ekstrem adalah pengelolaan nomor seri (seiban). Jika nomor seri diberikan sejak permintaan pembelian bahan, bahan akan masuk sebagai stok dengan nomor seri saat penerimaan, dan dengan menentukan nomor seri pada instruksi produksi, bahan yang tepat dapat dialokasikan. Nomor seri akan terus menyertai hingga menjadi produk jadi. Metode ini cocok untuk produksi berdasarkan pesanan individual, dan perhitungan biaya dilakukan per unit nomor seri melalui perhitungan biaya individual.

Tujuan Pengelolaan Lot

Lalu, apa sebenarnya tujuan pengelolaan lot? Jika pengelolaan lot dilakukan dengan susah payah di sistem tetapi informasi tersebut tidak dimanfaatkan secara efektif untuk pengelolaan pabrik, maka itu tidak ada artinya.

Penelusuran Lot

Untuk menyelidiki penyebab ketika produk cacat ditemukan di sisi pelanggan, penelusuran dilakukan di sistem untuk mengidentifikasi lot yang bermasalah dan rentang dampaknya. Ini membatasi lot yang perlu ditarik kembali, mengurangi risiko penarikan semua produk. Selain itu, kemampuan melacak riwayat juga memberikan “rasa aman” kepada pelanggan atau mitra bisnis, yang merupakan nilai besar.
Namun, ini hanya mungkin jika data aktual dimasukkan ke sistem sesuai dengan pergerakan barang fisik, dan barang fisik serta sistem harus sesuai satu sama lain sebagai prasyarat utama.

Mempertahankan Akurasi Pengelolaan Stok

Pengelolaan perbedaan antara jumlah sistem dan jumlah aktual akibat kesalahan pengukuran atau kehilangan saat memasukkan data aktual ke sistem pengelolaan produksi menjadi memungkinkan per unit lot.
Jika data aktual dicatat berdasarkan unit lokasi (proses), Anda dapat mengetahui “apa yang ada di mana dan berapa banyak”, tetapi karena unit terkecil dari jumlah stok adalah “lokasi”, sulit untuk dengan mudah “menghitung barang fisik untuk memastikan apakah nilai teoretis benar”. Menghitung stok di suatu lokasi adalah acara besar yang disebut inventarisasi, yang biasanya memakan waktu setengah hari atau sehari penuh.
Sebaliknya, jika data aktual dicatat berdasarkan unit pergerakan lot, “berapa banyak dalam lot ini” dapat diperiksa di setiap tujuan pergerakan. Dengan kata lain, memeriksa jumlah lot di setiap tujuan pergerakan sama dengan memeriksa nilai teoretis stok secara keseluruhan secara terus-menerus dengan pembagian peran di setiap tujuan pergerakan.
Idealnya, data aktual dimasukkan secara real-time, tetapi dalam kenyataannya, ada proses di mana data aktual tercermin di sistem keesokan harinya (seperti shift malam atau kerja akhir pekan) bercampur dengan proses yang secara stabil tercermin secara real-time (seperti proses pengiriman). Jika pengelolaan lot dilakukan di sistem, jumlah lot akan ditimpa oleh jumlah aktual dari proses berikutnya, sehingga semakin ke proses hilir, jumlahnya akan semakin akurat.

Format Barcode dan Nomor Lot

Barcode biasanya terdapat pada label kotak atau tiket barang. Saat melakukan pengelolaan barcode, memutuskan apa yang akan dimasukkan dalam format barcode bisa menjadi hal yang membingungkan. Nomor lot adalah wajib, tetapi perlu dipertimbangkan apakah informasi lain yang diperlukan untuk pencatatan aktual di sistem dapat diperoleh langsung dari barcode atau menggunakan nomor lot sebagai kunci.

Dalam sistem pengelolaan stok berdasarkan lokasi, kode item menjadi kunci. Namun, jika pengelolaan lot seperti FIFO diperlukan, barcode setidaknya harus mencakup nomor lot dan kode item untuk pengelolaan stok. Informasi lokasi berubah di setiap tujuan pergerakan, sehingga tidak dimasukkan ke dalam barcode tiket barang.
Nomor lot biasanya terdiri dari “tanggal + nomor urut”. Jika pengelolaan hingga level kemasan diperlukan, nomor kemasan juga dibutuhkan. Untuk menghemat waktu memasukkan jumlah saat pemindaian barcode, jumlah per kemasan juga diperlukan.

Pengelolaan Lot dengan Barcode

Dasar operasional di lapangan, baik di gudang, produksi, maupun area pengiriman, adalah FIFO (First In, First Out). Namun, apakah ini dikelola di sistem atau tidak adalah pertanyaan pada dimensi yang berbeda. Tentu saja, implementasi FIFO di sistem pengelolaan stok memungkinkan, tetapi untuk mengoperasikannya, staf input harus memilih lot yang benar tanpa kesalahan saat penerimaan atau pengeluaran, yang meningkatkan beban operasional secara signifikan.

Penerimaan (Bahan IN)

Saat penerimaan, tiket barang diterbitkan sebanyak jumlah kemasan (atau palet), dipindai, dan diproses sebagai penerimaan stok. Jika semua tiket barang untuk lot yang sama identik, stok dikelola sebagai “kode item – nomor lot”. Jika pengelolaan per kemasan diperlukan, menjadi “kode item – nomor lot – nomor kemasan”.
Jika pengelolaan nomor rak dilakukan, nomor rak perlu dimasukkan atau dipindai saat penerimaan. Setelah memindai tiket barang kemasan saat penerimaan, nomor rak dipindai dari daftar nomor rak yang telah dijadikan barcode atau dari barcode yang ditempel di lokasi fisik rak, lalu dicatat sebagai penerimaan. Dalam kasus ini, jumlah stok dikelola sebagai “kode item – nomor lot – kemasan – nomor rak”.

Pengeluaran Bahan (Bahan TRANSFER)

Tiket barang lot bahan dipindai, dan bahan dipindahkan dari gudang bahan ke tempat penyimpanan bahan di lokasi produksi. Jika jumlah pengeluaran tidak dimasukkan saat pemindaian barcode, jumlah per kemasan secara default akan dipindahkan ke tempat penyimpanan bahan di lokasi.

Penggunaan Bahan (Bahan OUT)

Jika bahan yang digunakan untuk instruksi produksi salah, peringatan ditampilkan untuk mencegah kesalahan penggunaan. Jika sisa kemasan yang tidak habis digunakan dikembalikan ke gudang bahan, jumlah sisa dimasukkan saat pemindaian barcode.

Pencatatan Hasil Produksi Proses Awal (Barang Dalam Proses IN)

Barcode tiket barang dipindai untuk menambah jumlah stok barang dalam proses. Jika jumlah penerimaan tidak dimasukkan, jumlah per kemasan secara default dicatat sebagai penerimaan.

Transfer Stok Barang Dalam Proses (Barang Dalam Proses OUT, Produk IN)

Tiket barang dipindai untuk menarik barang dalam proses dan memindahkannya ke gudang produk. Jika jumlah pengeluaran tidak dimasukkan, jumlah per kemasan secara default dicatat sebagai pengeluaran.

Penerbitan Instruksi Pengiriman

Status stok untuk jumlah yang dijadwalkan untuk pengiriman diubah menjadi jumlah yang dialokasikan.

Pengiriman (Produk OUT)

Tiket barang dipindai untuk menarik produk. Jika tiket barang yang dipindai tidak sesuai dengan instruksi pengiriman, peringatan ditampilkan.

Pemindai Barcode (*Scanner*)

Pada dasarnya, pemindai dihubungkan ke PC melalui kabel USB (dulu RS232C). Namun, tipe yang dipasangkan dengan PC melalui Bluetooth disebut Bluetooth Scanner atau Wireless Scanner.
Secara harfiah, menghubungkan ke PC melalui kabel USB disebut koneksi kabel, tetapi menghubungkan perangkat melalui komunikasi Bluetooth lebih sering disebut “pemasangan” (pairing) daripada sekadar koneksi Bluetooth.
Alasannya, misalnya, saat melakukan pekerjaan pengiriman menggunakan Bluetooth Scanner sambil menghubungkan smartwatch dan smartphone, ada prosedur untuk memastikan pemilihan sinyal Bluetooth PC dengan benar di antara tiga sinyal Bluetooth, yang memberikan makna lebih dari sekadar koneksi biasa.
Pemindai barcode, atau disebut juga scanner, bertugas memindai barcode dan mengambil data. Jika dapat menghemat tenaga dibandingkan input manual melalui keyboard dan mencegah kesalahan input, itu sudah cukup.
Misalnya, saat membaca “Nomor Instruksi” dari dokumen instruksi, perannya adalah memasukkan nomor instruksi ke kolom pencarian dengan cepat dan akurat. Selanjutnya, sistem bisnis menampilkan informasi instruksi (nomor instruksi, item produksi, item pengiriman, item penerimaan, item transfer, jumlah yang dijadwalkan, lokasi, dll.) di layar, dan operator memasukkan informasi aktual (waktu mulai, waktu selesai, jumlah aktual) dari layar untuk memperbarui.
Jika membaca “kode item + nomor lot” dari tiket barang, perannya adalah menampilkan informasi stok (item, nomor lot, lokasi, jumlah, dll.) di layar, lalu operator memasukkan informasi aktual (lokasi, jumlah aktual, dll.) dari layar untuk memperbarui.
Dalam operasional menggunakan pemindai barcode, pelaku utama berubah sebagai berikut:

Keberhasilan pengenalan barcode ditandai dengan bunyi “bip”, tetapi penilaian apakah data telah diambil dengan benar ke PC atau apakah data tersebut akurat adalah tugas aplikasi di sisi PC. Oleh karena itu, pada dasarnya diasumsikan digunakan dalam jarak di mana monitor PC dapat terlihat.
Saya pernah mengenalkan Bluetooth Scanner dari Cipher Lab, produsen Taiwan, dengan jangkauan 100 meter di pabrik MM2100. Namun, meskipun komunikasi jarak jauh memungkinkan, jika layar PC terlalu jauh dari lokasi barang fisik, ada dilema karena tidak dapat memastikan apakah data telah dibaca dengan benar.

Terminal Genggam (*Handy Terminal*)

Ketika disebut handy terminal, umumnya merujuk pada tipe yang mengumpulkan data dan mengembalikannya ke sistem bisnis PC dalam bentuk batch. Data aktual dikumpulkan dengan handy terminal berdasarkan instruksi yang telah dibuat sebelumnya.

Dalam kasus *handy terminal*, tujuannya adalah memeriksa apakah informasi barcode label barang fisik cocok dengan informasi yang tersimpan di *handy*. Oleh karena itu, fungsi berikut perlu diimplementasikan di dalam *handy terminal*:

Selain itu, diperlukan antarmuka untuk mengonversi format saat mengambil informasi instruksi ke *handy terminal* dan saat mengambil informasi aktual ke sistem bisnis serta mekanisme pencatatan aktual.

Terminal Genggam Nirkabel (*Wireless Handy Terminal*)

Meskipun bisa digunakan sebagai pemindai barcode biasa atau *handy terminal* batch, model dengan OS seperti Windows CE disebut *wireless handy* untuk membedakannya dari *handy terminal* batch. Alasan utamanya adalah karena biasanya dibeli dengan tujuan mengirim informasi barcode yang dipindai secara nirkabel untuk diproses secara real-time.

Pengembangan aplikasi untuk *wireless handy terminal* dapat dilakukan dengan sensasi yang sama seperti pengembangan aplikasi Windows biasa.

Mana yang Harus Dipilih: Scanner, Handy Terminal, atau Wireless Handy Terminal?

Meskipun pengelolaan stok dengan barcode sudah menjadi hal biasa di gudang di Jepang, di perusahaan Jepang di Indonesia, banyak yang masih dalam tahap pertimbangan. Perangkat untuk membaca barcode terbagi menjadi tiga pilihan: *scanner* yang dihubungkan ke PC melalui kabel atau dipasangkan via Bluetooth, *handy terminal* yang mentransfer data secara batch, atau *wireless handy terminal* dengan OS seperti Windows CE.
Berikut adalah kriteria yang diperlukan untuk menentukan pilihan:

Banyak kasus di mana *handy terminal* batch dipilih melalui proses eliminasi: “Scanner yang terhubung ke PC tidak memungkinkan kerja bebas di lapangan, tetapi *wireless handy* terlalu mahal”. Namun, ini membutuhkan pengembangan dua aplikasi: aplikasi berbasis menu di sisi *handy terminal* untuk penerimaan/pengeluaran atau inventarisasi, dan aplikasi sisi PC untuk menghubungkan data ke sistem inti. Biasanya, *handy terminal* komersial dilengkapi dengan alat pengembangan aplikasi khusus.

Cara Mencatat Aktual ke Sistem Inti

Saat menggunakan handy terminal batch, ada dua cara: pertama, mengambil data aktual berdasarkan instruksi yang diterbitkan dari sistem inti, memeriksa apakah barang fisik dipindai sesuai instruksi, lalu menghubungkannya sebagai aktual ke sistem inti; kedua, memindai barang fisik tanpa instruksi dan mencatat data aktual yang diperoleh ke sistem inti.

Pengembangan Aplikasi di Sisi Handy Terminal

Di sisi *handy terminal*, aplikasi untuk penerimaan/pengeluaran di gudang dikembangkan menggunakan skrip khusus dari produsen (bahasa seperti Basic atau VBScript), terdiri dari menu, tombol, dan kotak teks. Database untuk menyimpan informasi instruksi atau data master dari sistem inti di sisi *handy* umumnya menggunakan SQLite—gratis, ringan (inti hanya 225KB), mendukung semua perintah SQL dasar, dan sangat kompatibel dengan file CSV. Pengembangan dilakukan sambil mengonfirmasi operasi melalui emulator di PC.
Gambar kiri menunjukkan alur penggunaan handy untuk memastikan bahan dikeluarkan dengan benar dari gudang bahan ke lokasi produksi berdasarkan informasi jadwal penggunaan yang tercantum dalam instruksi produksi. Nomor instruksi yang dicetak pada header instruksi dari sistem inti dipindai, dan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan item lot yang sesuai dikeluarkan dari rak dan gudang yang relevan. Fungsi seperti menampilkan error atau peringatan dengan rentang toleransi untuk perbedaan jumlah aktual diimplementasikan.
Menggunakan file CSV di handy terminal berarti ada empat kali konversi data berikut:

Memindai barcode nomor rak dari label rak yang ditempel dilakukan pada saat membaca nomor rak sumber untuk pengeluaran seperti pengeluaran bahan atau pengiriman, dan pada saat membaca nomor rak tujuan untuk penerimaan seperti penerimaan bahan atau produk.

Keuntungan Menggunakan Pengelolaan Kode QR dengan Smartphone di Sistem Bisnis

Belakangan ini, pasar pembayaran smartphone di Indonesia menyaksikan persaingan tiga arah untuk merebut pangsa pasar antara OVO (berkolaborasi dengan Grab dan Tokopedia), GOPAY (dompet elektronik standar aplikasi Gojek), dan DANA yang agresif dengan strategi diskon di pasar yang didominasi OVO dan GOPAY.
Dengan memindai kode QR yang diletakkan di meja kasir restoran atau dicetak pada struk, lalu menarik dana dari uang yang telah diisi ulang di aplikasi smartphone, ketiga perusahaan ini menawarkan diskon menguntungkan dan poin cashback, sehingga pembayaran smartphone menyebar dengan cepat di Indonesia.
Dalam pengembangan dan pengenalan sistem bisnis, pengumpulan data melalui pembacaan barcode atau kode QR telah dilakukan selama ini. Namun, dalam beberapa tahun terakhir, kami merekomendasikan pengelolaan kode QR dengan smartphone kepada pelanggan yang mempertimbangkan pengenalan terminal di lokasi produksi atau gudang, dengan alasan berikut:

Mudah Diperkenalkan dengan Biaya Rendah

Semua orang memiliki smartphone, sehingga tidak perlu membeli pemindai atau *handy terminal* yang mahal. Jika fungsi untuk membaca kode QR dan mencerminkannya ke sistem bisnis diimplementasikan, pengenalan dapat dilakukan dengan mudah dalam waktu singkat.

Saat Ini Masa Transisi ke RFID, Tidak Ingin Berinvestasi Besar pada Teknologi Lama

Di masa depan, diperkirakan lokasi produksi di Indonesia akan beralih dari barcode atau kode QR ke RFID (Radio Frequency Identifier), yang menggunakan gelombang radio untuk membaca dan menulis data tag RF tanpa kontak.
Daripada membeli terminal pembaca khusus untuk teknologi lama seperti barcode atau QR, menggunakan smartphone Android yang dimiliki semua orang sebagai terminal di lapangan dapat meminimalkan biaya.

Kode QR Sangat Cocok dengan Smartphone

Kamera smartphone lebih mudah mengenali kode QR dibandingkan barcode satu dimensi, dan ukuran labelnya lebih kecil.
Meskipun barcode satu dimensi dengan digit panjang memerlukan pemindai berkualitas tinggi, kode QR dapat membaca informasi dengan digit besar menggunakan smartphone Android murah. Bagi pekerja Indonesia di lapangan yang terbiasa dengan pembayaran smartphone dalam kehidupan sehari-hari, membaca kode QR dengan smartphone seharusnya tidak menjadi beban.

Pengembangan Aplikasi Smartphone Mudah

Untuk mengembangkan aplikasi inventarisasi atau penerimaan/pengeluaran di *handy terminal*, diperlukan pengembangan dengan C atau skrip khusus yang bergantung pada terminal. Namun, pengembangan aplikasi Android untuk smartphone dapat dilakukan dalam waktu singkat dengan PhoneGap + HTML + jQuery, menghasilkan UI/UX yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Atau, jika UI sistem bisnis adalah layar WEB responsif, pengembangan aplikasi khusus smartphone bahkan tidak diperlukan.

Gambaran Membaca Kode QR dengan Smartphone untuk Mendaftarkan Data ke Sistem Bisnis

Video di sebelah kiri adalah demo sederhana di mana kamera diaktifkan dengan menekan “Tombol Pembacaan Kode QR” dari layar pemrosesan penerimaan. Dengan memindai kode QR yang ditempelkan pada barang, pemrosesan penerimaan selesai.
Dari layar pemrosesan penerimaan yang awalnya memiliki 2 rekaman terdaftar, jumlah rekaman bertambah menjadi 3 setelah memindai kode QR baru. Pendaftaran otomatis dapat dilakukan pada saat pemindaian, atau beberapa rekaman dapat didaftarkan sekaligus dengan pemindaian beruntun.
Karena UI layar templat pengembangan sistem bisnis kami, Hana First, adalah layar WEB responsif, tidak perlu mengembangkan aplikasi khusus untuk smartphone. Namun, dengan PhoneGap + HTML + jQuery, aplikasi Android untuk pemrosesan penerimaan/pengeluaran atau inventarisasi dapat dikembangkan dalam waktu singkat.
Situasi yang diharapkan untuk pencatatan aktual ke sistem bisnis melalui pemindaian kode QR meliputi pemrosesan penerimaan bahan, pemrosesan pengeluaran bahan, pemrosesan penerimaan produk, pemrosesan pembuangan, dan pemrosesan pengiriman (picking).