Tantangan dan Solusi dalam Penerapan Sistem Manajemen Produksi di Indonesia

Keberhasilan proyek penerapan sistem manajemen produksi adalah ketika proyek selesai sesuai jadwal dan sistem yang 'dapat digunakan' berfungsi sesuai dengan persyaratan awal. Fitur atau laporan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam sistem 'dapat digunakan', serta perubahan UI/UX, akan dilakukan sebagai dukungan berbayar setelah penerapan, untuk meningkatkan sistem menjadi lebih 'mudah digunakan'.

Perbedaan antara Sistem dan Operasi di Lantai Produksi (GAP)

Perbedaan antara sistem dan operasi di lantai produksi (GAP) adalah tantangan yang tidak dapat dihindari dalam proyek penerapan sistem manajemen produksi. Terutama saat penerapan sistem bisnis di Indonesia, GAP seperti berikut dapat terjadi:

• Contoh 1: Input hasil produksi di pabrik dilakukan oleh staf bagian manajemen produksi pada pukul 10:00 pagi keesokan harinya, tetapi di lantai produksi malam hari, produk jadi langsung dikirim sehingga terjadi kekurangan stok di sistem dan surat jalan tidak dapat diterbitkan.
• Contoh 2: Saat perusahaan dagang membeli barang, meskipun barang sudah tiba, jika faktur belum diterima, pendaftaran pembelian di sistem tidak dapat dilakukan, dan barang yang sudah diterima tidak dapat diproses sebagai stok.
• Contoh 3: Di lantai produksi, instruksi pengiriman untuk pengiriman hari berikutnya dicetak dan disiapkan sehari sebelumnya, tetapi di sistem, instruksi pengiriman tidak dapat dikeluarkan karena kekurangan stok.
• Contoh 4: Ketika instruksi pengiriman untuk 20 unit dikeluarkan dari pesanan 100 unit, ingin mengetahui sisa pesanan yang belum dikirim sebanyak 80 unit, tetapi di sistem, sisa pesanan adalah 0 hingga proses pengiriman selesai.
  • Pesanan:Instruksi Pengiriman=1:1
  • Pesanan:Pengiriman Selesai=1:N

  Dalam alur proses sistem "Pesanan > Alokasi > Instruksi Pengiriman > Pengiriman Selesai", pembagian 1:1 antara pesanan dan instruksi pengiriman adalah gerakan yang benar di sistem, tetapi menimbulkan ketidaknyamanan dalam operasional.

• Contoh 5: Saat membeli bahan di pabrik, faktur dari pemasok tiba bulan berikutnya, sehingga nomor faktur tidak diketahui dalam bulan berjalan, dan bahan yang langsung digunakan tidak dapat didaftarkan dalam faktur, sehingga tidak ada perhitungan biaya yang dihasilkan.
• Contoh 6: Dalam proses sistem dari pendaftaran pesanan hingga pengiriman dan penerbitan faktur, selalu ada pekerjaan koreksi sebelum penutupan akhir bulan, dan jika koreksi ini belum selesai, inventaris fisik tidak dapat dicerminkan di sistem.
• Contoh 7: Dengan membaca kode batang pada kartu barang, dilakukan proses pengeluaran dan pengembalian bahan, dan setiap kali terjadi NG atau barang yang dikelola secara terpisah, input hasil dilakukan dan kartu barang ditempel, tetapi ada kasus di mana lantai produksi tidak dapat mengikuti alur yang diharapkan di sistem.
• Contoh 8: Jika kesalahan input ditemukan dalam inventaris fisik, dan ingin melakukan koreksi pada hasil produksi bulan berjalan, jika lot sudah mengalir ke pelanggan, perlu membatalkan faktur dan surat jalan dari hilir secara berurutan, yang mengakibatkan nomor faktur dan surat jalan baru, dan mempengaruhi manajemen dokumen pelanggan dan mitra, sehingga tidak dapat dilakukan koreksi.

Sistem 'Dapat Digunakan' dan Sistem 'Mudah Digunakan'

Industri manufaktur Jepang di Indonesia tertinggal dalam sistematisasi alur kerja dibandingkan dengan China dan Thailand, dan pergerakan untuk menggantikan operasi manual berbasis Excel dengan sistem bisnis baru saja dimulai. Dalam proyek penerapan sistem manajemen produksi, membuat sistem menjadi 'dapat digunakan' adalah dasar, tetapi untuk menjadikannya 'mudah digunakan' diperlukan upaya dalam waktu dan anggaran yang terbatas.

'Dapat digunakan' adalah prasyarat untuk 'mudah digunakan', sehingga dalam proyek, memastikan sistem 'dapat digunakan' adalah yang terpenting. Terlalu fokus pada 'mudah digunakan' dapat membuat sulit untuk memenuhi syarat keberhasilan proyek yaitu 'selesai dalam jadwal'.

Namun, untuk mencapai tingkat di mana bisnis berjalan dengan sistem, dibutuhkan banyak energi dari pihak yang menerapkan dan yang menerima penerapan.

Bagaimana Mengimplementasikan Sistem yang Dapat Digunakan?

Saat menerapkan sistem, semua orang merasa khawatir apakah proyek akan berhasil. Keberhasilan proyek dirangkum dalam dua poin berikut:

Mengejar kemudahan penggunaan sistem selama periode proyek memiliki batas, sehingga penting untuk menetapkan batasan pada jumlah dan jenis fitur serta laporan, dan menangani 'kemudahan penggunaan' lebih lanjut selama periode pemeliharaan dengan biaya tambahan. Ini adalah peran besar bagi orang Jepang yang bekerja di bidang IT di Indonesia.

Apakah Selesai dalam Periode yang Direncanakan?

Masalah saat penerapan sistem adalah apakah dapat selesai dalam periode yang direncanakan. Pemotongan sistem (disebut Go Live di Indonesia) sering disesuaikan dengan awal tahun fiskal pada bulan Januari atau April, tetapi jika tidak tepat waktu, diperlukan input ganda dengan sistem lama, yang mengurangi waktu untuk bisnis dan menyebabkan kehilangan peluang. Penyebab keterlambatan jadwal meliputi:

Dalam kasus perangkat lunak paket, tugas hampir ditentukan sehingga sedikit kesalahan pencatatan, tetapi dalam proyek yang berfokus pada pengembangan, kesalahan estimasi tenaga kerja dapat terjadi. Langkah-langkah penerapan sistem meliputi penyaringan vendor melalui permintaan informasi (RFI), dan pembuatan proposal dan estimasi berdasarkan permintaan proposal (RFP), tetapi pada tahap ini biasanya tidak mungkin mendengar 100% permintaan pengguna.

Apakah Sistem 'Dapat Digunakan' Selesai?

Masalah setelah penerapan sistem adalah apakah bisnis dapat berjalan dengan baik dengan sistem. Saat mengadopsi perangkat lunak paket, risiko dapat dihindari dengan hati-hati mempertimbangkan apakah bisnis perusahaan cocok dengan paket tersebut. Penyebab sistem tidak berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

Sistem paket dirancang agar dapat digunakan oleh banyak perusahaan, sehingga meskipun 80% cocok, 20% akan ada perbedaan. Jika 20% ini terkait dengan inti bisnis, dapat menyebabkan kerugian investasi yang besar.

Contoh: Di sebuah perusahaan, sistem yang hanya mendukung perhitungan harga rata-rata bergerak dan metode FIFO diimplementasikan, tetapi bisnis sebenarnya menggunakan metode rata-rata keseluruhan, sehingga sistem tidak dapat digunakan sebagaimana adanya.

Poin: Jika metode evaluasi (rata-rata keseluruhan, rata-rata bergerak, FIFO, dll.) tidak sesuai dengan bisnis, sistem tidak dapat digunakan setelah penerapan.

Untuk Menghindari Risiko

Poin dan faktor yang mudah menyebabkan keterlambatan dalam jadwal penerapan sistem dapat diprediksi. Saat membuat jadwal, memecahnya dari bulanan ke mingguan dan harian sebagai jadwal utama, dan memecah tugas secara rinci pada sumbu vertikal, sehingga tugas dan urutan waktu dapat dilihat secara vertikal dan horizontal, memudahkan untuk membayangkan.

Bagian biru dalam jadwal keseluruhan adalah bagian untuk mendefinisikan alur bisnis dan alur aplikasi dengan mengidentifikasi bagian yang sesuai dan bagian yang memiliki perbedaan antara permintaan pengguna dan spesifikasi standar sistem. Bagian merah adalah bagian yang mudah mengalami keterlambatan dan mendorong tugas ke fase berikutnya.

Situasi pelanggan yang menerapkan sistem adalah tiga pola: pendirian pabrik baru, operasi manual berbasis Excel, dan operasi sistem yang sudah ada. Keadaan yang paling mudah diterapkan adalah saat pendirian pabrik baru yang masih kosong, dan yang paling sulit adalah pabrik dengan sistem tunggal yang tersebar di setiap departemen. Membawa sistem baru ke situasi di mana sistem yang ada sudah berjalan dapat menyebabkan gesekan selama proyek berlangsung.

Jika ada sistem ERP yang ada di pabrik, maka penggantian total sehingga semua departemen memiliki kondisi yang sama dan tidak ada ketidakadilan, sehingga input akan dilakukan, tetapi kasus yang paling sulit adalah sistem tunggal yang terpisah untuk tugas tertentu seperti sistem penerbitan P/O pembelian, paket akuntansi lokal yang murah, dll.

Dengan menyadari hal ini sebelumnya dan melanjutkan proyek, dapat berbagi kondisi saat ini dalam pertemuan mingguan dan mengurangi risiko keterlambatan.

Bagaimana Mengimplementasikan Sistem 'Mudah Digunakan'?

Setelah mengatasi banyak kesulitan hingga saat ini dan bisnis dapat berjalan dengan sistem, permintaan baru dari sisi pengguna akhir pasti akan muncul. Terutama, banyak suara yang meminta agar sistem lebih mudah digunakan.

Mudah digunakan berarti "memiliki fitur yang mudah dioperasikan dan berguna", tetapi pertama-tama, "operasi yang diinginkan" harus segera terlihat dan mudah dipahami dengan tata letak layar yang ramah.

Saya pikir ketiga hal ini adalah spesifikasi wajib di Indonesia, tetapi untuk melengkapi ini dan juga dapat menangani praktik bisnis dan sistem perpajakan unik Indonesia, diperlukan penyesuaian yang sesuai.

Contoh: Ini adalah contoh fitur yang akan memudahkan pengguna akhir di perusahaan Jepang di Indonesia, tetapi sebaliknya, dapat digunakan tanpa fitur ini.

Poin: Penting untuk menentukan batas antara fitur yang diimplementasikan dalam sistem dan yang ditangani secara manual, tetapi untuk menentukan batas ini, pengguna akhir harus memahami bahwa "penyesuaian memerlukan tenaga kerja".

Contoh: Di Indonesia, selama bulan puasa, staf pulang lebih awal sehingga tidak dapat dipaksa lembur. Selain itu, demonstrasi pekerja dapat membuat pabrik tidak dapat beroperasi.

Poin: Dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti bulan puasa dan demonstrasi yang membatasi operasi di lantai produksi, tidak dapat membuat rencana penerapan yang mengandalkan lembur yang tidak realistis.

Pertanyaan Umum | Sistem Manajemen Produksi di Indonesia

Berikut adalah ringkasan singkat dari pertanyaan yang sering muncul sesuai dengan isi artikel ini.

Apa tantangan utama dalam penerapan sistem manajemen produksi di Indonesia?

Tantangan utama dalam penerapan sistem manajemen produksi di Indonesia adalah perbedaan antara sistem dan operasi di lantai produksi (GAP). Secara spesifik, masalah pengelolaan stok akibat waktu input hasil produksi dan faktur yang belum diterima, serta ketidaksesuaian antara instruksi pengiriman dan alokasi stok adalah beberapa contohnya. GAP ini dapat menghambat alur kerja.

Apa perbedaan antara 'Sistem Dapat Digunakan' dan 'Sistem Mudah Digunakan'?

'Sistem Dapat Digunakan' berarti bisnis dapat berjalan dengan sistem. Sementara itu, 'Sistem Mudah Digunakan' berarti memiliki fitur yang mudah dioperasikan dan berguna. Dalam proyek, memastikan sistem 'dapat digunakan' adalah yang terpenting, dan 'mudah digunakan' dikejar setelahnya melalui perbaikan.

Apa syarat keberhasilan proyek penerapan sistem?

Syarat keberhasilan proyek penerapan sistem adalah proyek selesai dalam periode yang direncanakan dan sistem 'dapat digunakan' selesai. Jika tidak selesai dalam jadwal, diperlukan input ganda dengan sistem lama, yang menurunkan efisiensi bisnis.